• Slackの活用方法

テレワークに使えるチャットツールテクニック9選

By : 門田 仁

投稿日 : 2020/04/08

更新日 : 2020/08/11

テレワークでも相手を不安にさせないために

皆さんは現在テレワーク中、もしくはリモートワーク中でしょうか?働き方改革でテレワークやリモートワークが推進されていたり、新型コロナウイルスの影響(2020年7月現在)で会社全体でテレワークやリモートワークに変更されるような企業が出てきていたりと、昨今テレワーク、リモートワークといった、それぞれがオフィス以外で離れて仕事をすることが一般的になってきています。

そんなテレワークやリモートワーク中にコミュニケーションを円滑に行うためには、SlackやChatwork、Teamsといったチャットツールを使うことは必須かと思われます。しかし、いままで顔を合わせていたのに、急にチャットツールだけでコミュニケーションをするのは不安という方も多いのではないでしょうか?

ということで、今回の記事では「テレワーク時に使えるチャットツールテクニック」を9つご紹介します。このご時世に適した内容かと思いますので、ぜひぜひお読みください!

 

目次

 

皆さんはテレワーク、リモートワーク中ですか?


 

現在、新型コロナウィルスが猛威を振るっている影響で、多くの企業でテレワーク、リモートワークが推奨されています。(2020年7月現在)この記事を読んでいる方の中にも、「今回の新型コロナウイルスの感染拡大を機に、テレワークに変わった。」って方もおられるのではないでしょうか?また、新型コロナウィルスが関係なくても、働き方改革で会社に出社しなくても仕事ができるという働き方が注目されていますね!しかし、テレワークやリモートワークに切り替わったとたん、以下のような悩みが出てきていませんか?

「あれどうやってコミュニケーション取ろう。」

「あーあのタスクの共有と報告どうしたらいいんだろう。」

「あれなんか、あの部下から連絡返って来てないな。」

そこで今回は、どのようなことに気をつければ、チームメンバーとのコミュニケーションを円滑にすることができるのかといったお話をさせていただきます!

 

目標達成におけるコミュニケーションの重要性

皆様の組織では目標管理、目標の設定は行っていますでしょうか?コミュニケーションの円滑化されると、組織の目標達成率が向上します。つまり会社の業績が向上させることができます。

組織目標の達成で大切なことは、「メンバーみんなで一つの目標に向かう」という団結力です。社員それぞれがバラバラの方向を向いていたら、組織目標が達成できるはずがありません。チーム全員で同じ方向を向くために必要なことは、業務の共有、進捗の共有、日々の報連相です。つまりコミュニケーションが大切なのです。

コミュニケーションが円滑に行われるということは、メンバー間が業務についての会話をする場面が増えるということです。会話の中で、自然と業務についての情報共有が行われるようになり、同時に目標の進捗も共有されるようになります。そうすると、誰が何をやっているのかが明確になり、メンバー間の相互理解がより深まります。相互理解が深まると、助け合いの土壌も育まれ、メンバー間のコラボレーションを生みやすくなります。そうなると目標達成へ向けた生産性は、二倍にも三倍にも向上するでしょう。

またコミュニケーションが円滑化されると、報連相をしっかりと行う組織を作ることができます。報連相が行われないと、業務の進捗に大きな影響を及ぼしたり、顧客や問題への対応が遅れてしまう可能性があります。報連相がしっかり出来ていないことは、業績を下げるリスクを増やしているのと同じことであるともいえるでしょう。コミュニケーションを行うことで、報連相が徹底された環境をつくり、目標達成へロスのない最短ルートで向かうことができるようになるのです。

コミュニケーションは、「みんな」で目標に向かう組織を作ることができ、結果的に目標達成率が向上し、業績の向上につながるのです。

目標管理についてはこちらの記事をご覧ください。
👉目標管理とは?導入効果や注意点、設定方法、失敗する方法を解説

 

テレワークにおけるコミュニケーションの課題

先ほど、目標達成には、コミュニケーションが必要不可欠であると申し上げましたが、近年多くの企業でテレワークやリモートワークが導入され始めており、以前のようにメンバーと顔を合わせることが少なくなった方もおられると思います。顔を合わせることが減ったことによって、コミュニケーション自体ががおろそかになってはいませんか?テレワークやリモートワークであったとしても、組織である以上、円滑なコミュニケーションが行われることは大切ですが、実際に以下のような結果も出ています。

株式会社日本シャルフが、2020年6月21日に新型コロナウイルスの影響でテレワークを経験した会社員1,131人を対象にした「withコロナ時代の働き方調査」によると、テレワークによってコミュニケーションに課題を感じている方が非常に多いことがわかります。

「テレワークを継続する際の、課題点を教えてください(複数回答可)」と質問では、『コミュニケーションや社内間での連携(48.7%)』と回答した方が最も多いという結果になりました。

 

これらの結果からわかるように、テレワークやリモートワークになってからコミュニケーションに課題を感じている方は非常に多いようです。

 

テレワークにチャットツールは必要不可欠

テレワークやリモートワークにおいて、コミュニケーションに課題を感じている方が多いことは分かりましたが、テレワークやリモートワークを行う上でコミュニケーションを円滑にするためには、どのようなツールが必要なのでしょうか?

離れた場所であっても、顔を合わせて会話をする必要は出てくるので、当然のようZOOMやベルフェイスなどのWeb会議ツールは必要不可欠でしょう。そしてもう一つ必要不可欠なツールがあります。それは、SlackやChatwork、Teamsといった「ビジネスチャットツール」です。

チャットツールでは、気軽に短文のメッセージで相手へ送信することが可能で、リアルタイムかつスピーディに情報を複数人に情報を伝達することができます。また受信相手は手の空いたときに返信することができます。そのため、頻繁なコミュニケーションが発生し議論が活発になると言われており、様々な場面で会話を誘発することができます。

またチャットツールの多くでは、会話に自分が参加していなくても、閲覧制限をかけなければ、そのチャットツール内での会話すべてが履歴として残っているので、メンバー誰でも情報を取得することができ、情報の公開性が格段に向上します。

ビジネス(特に非IT業界)において、文字のコミュニケーションは未だメールが主流ですが、社内のコミュニケーションにおいては、情報公開性、手軽さ、スピーディさ、機能性において、メールよりもチャットツールの方が圧倒的に優れていることは間違いありません。

チャットツールのほとんどは、無料で使い始めることができますので、ぜひこれを機にチャットツールを試してみると良いでしょう。

 

チャットツールでのコミュニケーションテクニック

ビジネスチャットツールを利用したとしても、対面ではないネットを介したコミュニケーションの形ですので、ただ使うだけで劇的にコミュニケーションが改善されるということはありません。正しく利用することで、円滑にコミュニケ―ションをとることができるようになるのです。

そこでこちらの記事では、チャットツールにおいて、チームとコミュニケーションをとる際に気をつけるべきことを9 つご紹介します。ぜひご参考にしてください。

※弊社ではチャットツール「Slack」を利用しているため、Slackの画面を使用しておりますが、どのチャットツールにも共通する内容です

 

1.レスポンスは迅速に

メッセージの返信はなるべく早く返しましょう。

レスポンスが遅れる場合もあるとは思います。しかし、テレワークだと同じオフィスにいるわけではないので、お互いの状況がわからない中で、返信がこないとなるとどうしても相手は心配になってしまいます。

答えが分かって返信するから遅くなるので、いまこういう状況だからレスポンスが遅くなることを伝え、待ってる人に安心してもらうことも大事です。早くレスポンスした方が、仕事も早く進みますし、上司やチームメンバーからの信頼度も上がりますよ!

2.相手のレスポンスには寛容に

一つ目で「レスポンスは迅速に」と申し上げておりますので、矛盾だと感じられる方もおられるでしょう。確かに、みんながすぐにレスポンスできれば、何も問題は起こりません。しかしお互いの状況がわからない中であれば、緊急の対応が発生しているかもしれません。

自分は迅速にレスポンスをしても、自分のメッセージに対する相手の返信が遅れても、不安に思わず、寛容になってください。

急ぎのメッセージや期限が決まっていることに対するメッセージには、「すぐに返信ください」や「〇時までに返信してください」などと、メッセージ内に記載することも重要です。【返せるときで大丈夫です】、【即返信ください】、【○○時までにご返信ください】などをメッセージの始めにつけると、通知でも見えるように表示されるため、おすすめです。

また、どれだけ待ってもレスポンスがない場合は、相手が返信を忘れている可能性があります。そんな時は、あまり好ましくないですが、返信を促すこと、リマインドも必要になるでしょう。リマインドする際には、何か理由があるはずですので、急ぎや期限が迫っている等のリマインドの理由をつけると、相手も不快にならずにメッセージを見ることができます。あと私もよく使うのですが、「念のためリマインドさせていただきます」と、「念のため」という言葉をつけるだけで、こちらの言いにくさと相手の心理的負担が軽減できます。

3.いつもよりも詳しく説明

Slackでは、文章だけで伝えるので、いつもより丁寧に説明しないと、伝達にロスが発生してしまいます。「あれ」や「これ」などの指示語は避け、何を指しているのか、しっかりと説明すること、もし説明が長文になってしまうのであれば、画像やWebサイトのURLなど添付できるものはどんどん添付しましょう。

また、何かを伝える際には、その結論に至った背景や、考えた道筋、感情などを盛り込むと、より相手に伝わりやすくなります。

4.感謝の気持ちもしっかり送信

基本的に、最後の返事、感謝まで積極的に送信しましょう。顔と顔を合わせているわけではないので、感情を読み取るヒントは文章しかありません。であれば、感謝しているのか、わかっているのか、わかっていないのかをはっきりと示す必要があります。感謝されてうれしくない人はいないかと思います。上司やチームのメンバーにしっかり「ありがとう」と言うことであなたへの印象はかなり変化してくるはずです。

トークが終了する直前に、「ありがとうございました!」と普通に入れていただくのも良いのですが「いつも◯◯していただき、ありがとうございます」や「◯◯のサポート、とても助かります!」、と感謝しているポイントを具体的にして伝えると、さらに良いと思います。この少しの気配りが、大事だと思っています。

また私が気をつけていることとしては、上司や先輩であっても、仲が良く、フランクな感じが許されている場合は、ある程度チャットの返事でもフランクさを出すことです。(チーム内にあなたのキャラが浸透していることが大前提です)場面によって空気は読みますが、相手にもこちらの感情、テンション、健康状態が伝わりやすいように返事することを心掛けています。

5.絵文字を使う

チャットツールでは、絵文字の機能があります。Slackでも、600個以上のオリジナルの絵文字があります。組織やチームの雰囲気にも影響されるでしょうが、なるべく絵文字やスタンプなどを送り合える文化を作っていきましょう。返事のスピードが格段に上がりますし、理解できているのかどうか、確認の手間が一気に減ります。

またSlackだとこのように、オリジナルの絵文字も登録できるので、チームで絵文字を作りまくって、よりワクワクしながら仕事をすることができます。




 

チーム内や上司との間で、流行っている単語をすぐにスタンプにすると、結構盛り上がります(笑)あとは、名前のスタンプもふざけた感じで作ると、チームメンバーの距離感がグッと縮まりますし、普段使いできる返事のバリエーションも増やすといいかもしれません。

6.すぐWeb会議ツールを使う

何かあればもったいぶらずにZOOMやベルフェイスなどのWeb会議ツールを使いましょう。通常のコミュニケーションはチャットツールを利用して行いますが、どうしても文章では伝えられなかったり、話がこじれていきそうになったり、スピード感が低下したり、ということが起きます。そういう時には、すぐにWeb会議を使用してください。

これが本当に皆さん意外とできていないのです。全然業務のスピードと理解度が変わってきますので、迷う前に繋げることをオススメします。

7.15分以上の離席は要伝達

テレワークに変わると、本当に仕事をしているのか、いまどういう状況なのか分かりづらくなります。お手洗い等の一時的な離席以外で15分以上業務から離れる場合は必ず伝達をしましょう。

基本的なことでも、しっかり伝達することで、チームメイトが不安になることなく、働くことができます。

8.様々なツールと連携

チャットツールの中には、外部のツールと連携できるものがあります。特にSlackでは、多数の外部ツールと連携できることが特徴となっており、G Suite、BOX 、 Office 365、Dropboxなど、日々業務で使用するツールと連携することが可能です。様々なツールと連携してれば、チームへの情報共有も早くなり、生産性がグッと向上します。

例えば、カレンダーとSlackを連携させ、リマインダーをセットすることで、朝礼や夕礼といったチームの日々の定例ミーティングを自動的に周知をすることができます。Web会議ツールのURLを貼り付けておくと、そこからWeb会議に参加することもできます。Slackを様々な業務のハブとして使用しましょう。

9.Timesチャンネル

※こちらはSlackに限定される内容です。

「Timesチャンネル」とは、弊社でも導入しています「分報」という取り組みです。Slackのワークスペース内に「times_○○(個人名)」というチャンネルを作り、好きな時に、「今やっていること」や「考えていること」、「困っていること」、「気分」などをつぶやくという取り組みです。社内用Twitterのようなものだととらえていただいて構いません。

 

Timesチャンネルを始めると、コミュニケーションの活性化、チームメイトとの相互理解・情報の共有・課題の早期解決にも繋がります。またテレワークでずっと家にいると、雑談も大事になってきます。Timesチャンネルは雑談のきっかけ、雑談の場にもなってくれるのです。

Slackをお使いの方は、「times_○○(名前)」というチャンネル名のチャンネルを作るだけです。ぜひ試してみてください。

 

テレワーク時の進捗管理、日報なら「banto」

テレワークやリモートワークになってから、以下の課題が出てきたという方いませんか?

  • OKRやKPIといった目標の進捗の共有が難しくなった
  • 同じチームの人が何をしているか把握できなくなった
  • 日報の習慣が滞ってしまった

bantoは、チャットツール「Slack」と連携して、これらの課題を解決することのできるクラウドツールです。

bantoを使うと、忙しい上司に代わって、毎日必ず決まった時間に、Slack上でメンバーひとりひとりの目標に合わせた進捗をチャットから質問してくれます。

ンバーの方々は、送られてくる質問に答えるだけです。

回答した内容がレポートとなり、bantoの画面上で「進捗が見える化」されますので、進捗をわざわざ集計されます。チームメンバーそれぞれbanto画面上で、チームメンバーの進捗や日報を確認したり、コメントをしたりすることが出来るため、テレワーク、リモートワーク中のコミュニケーション、メンバーが何をしているのかの情報共有にはもってこいのツールです。

興味のある方は、bantoのご紹介ページをご覧ください。
👉 目標達成支援クラウド「banto」

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管理するクラウドシステムです。