• Slackの活用方法

タスク管理ツールとSlackを連携させ業務を可視化・効率化する方法

By : 高橋 和夫

投稿日 : 2020/06/07

更新日 : 2020/08/07

テレワーク時代のタスク管理

新型コロナウィルスの影響で、働く場所を問わないテレワークが一般的になってきましたが、メンバーが同じ空間にいないため他の人が何をやっているのか分かりづらい、タスクに進行状況を把握しづらいと悩んでいる管理者の方が多いようです。
この記事では、コミュニケーションツールSlackとタスク管理ツールを用いて、業務の可視化やタスク管理を効率化する方法をご紹介します。

目次

タスク管理が上手くいかない理由

そもそもやタスク管理が上手く行かない原因とはなんでしょうか?
タスク管理が形骸化したり、失敗するのは主に2つの理由が考えられます。

登録など入力作業に手間がかかる

タスク管理を効率化するために管理ツールを導入したはずなのに、管理するための入力作業そのものが面倒になって三日坊主になってしまった経験はありませんか?
ダイエットのためにスマホにインストールしたアプリが、2,3日使っただけでいつの間にか使わなくなってしまうのと同じです。

タスク管理や目標管理には、日々の進捗を入力する作業が発生します。目標に対して計画通りに進んでいるか定期的にチェックし、進捗が芳しくなければ障壁になっている課題をあぶり出したり、現状のやり方を変えてみたりして目標達成に近づく必要があるためです。

しかし、この入力作業は、機械的なものが多くあまり楽しいものではないため、面倒だと感じてしまい、明日入力しよう、時間があるときやろうと先延ばしにされ、いつしか管理そのものが形骸化していまいます。

進捗があってもわかりづらい

アプリ開発など、チームで共有のタスクを管理しながら、リリース目標を目指していくプロジェクトでは、タスクが数珠つなぎになっているWBSになっていることが多く、関係者間で進捗を共有しあう必要があります。

例えば、デザイナーが画面を作成し終わったら、目的に沿った成果物になっているかを企画者にレビューしてもらい、問題なければエンジニアにプログラミングの実装に入ってもらうといった感じです。
いち早くゴールに到達するためには、なるべく無駄のないように進捗状況を常に共有しあい、連携をスムーズにすることが重要となります。

連携をスムーズにするためには、次のバトンを渡す企画者に作業が完了したことを直接知らせるか、通知で気づいてもらう必要がありますが、メールの受信ボックスに通知が埋もれてしまい、いつまで経っても企画者がレビューをしてくれなかったということが起きてしまいます。

※WBSとは、(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)の略称です。一つの作業を細かく分解し、ツリーのように構造化し管理する手法です。

タスク管理の課題をSlack連携で解決

これらタスク管理の課題を解決するのに適しているのが、タスク管理ツールをチャットツールSlackと連携させる方法です。

Slackは、社内のコミュニケーションツールとして広く浸透していいますが、外部ツールとの連携が豊富であることが多くのユーザーに受け入れられてる理由です。

業務の中で触れる機会の多いチャットツールとタスク管理ツールを連携させることで、ストレスなく管理ができるようになります。

Slackと連携可能なタスク管理ツール

Trello

Trelloは、カンバン式に自分やチームメンバーのタスクを管理できるツールで、タスクを「作業中」「確認中」「完了」など進行状況などに応じて視覚的に捉えることができるのが特徴です。
タスクが一区切りがつき、作業中から確認待ちに移す際は、あたかもポストイットをホワイトボードから剥がして次の場所に移すかのようにドラッグアンドドロップで操作が可能なため、直感に沿った操作で管理が行えるのも人気のポイントです。
小人数のチームであれば無料の機能で十分事足りるため、タスク管理でまずはTrelloを入れてみるという方も多いのではないでしょうか。

Slack のスクリーンショット
このTrelloとSlackを連携させると、チームでのタスク管理がさらに便利になります。
TrelloをSlackと連携させると、自分が持っているタスクで期限がきたらSlackに通知を流してくれたり、Slackの入力フィールドからテキストを打ち込んでタスクをTrelloに登録することができるようになります。

(※)カンバン式とは、トヨタが開発・実施している生産管理方式で、ジャスト・イン・タイムという考え方がベースになっています。ジャスト・イン・タイムは、「必要なものを、必要なときに、必要なだけ」という意味で、効率よい生産を目指すための基本と言われています。

Asana

Trelloは非常にシンプルな設計のため、数人のチームでタスク管理をするのに優れていますが、人数が増えてくると、カンバン式だけでなくリスト形式で見たり、優先度毎にタスクを確認したいという要望が出てきます。そんなときに便利なのがAsanaです。

Asanaは、リスト、ボード、タイムラインなど、いくつかの形式でタスクを俯瞰的に確認できたり、レポートラインに沿ってワークフローを機能させたりすることができ、ある程度の人数がいる組織でプロジェクトを回すのに必要な機能が揃っています。
そしてこのAsanaも、Slackと連携することができます。自分が関係しているタスクについて通知を受け取ったり、Slackの画面から離れることなく新しいタスクをAsanaに登録したり、シームレスな連携を実現することで効率の良い管理を実現できます。

Todoist

Todoist for Web と Mobile のユーザー インターフェース

Todoistは、総務や経理といった、日々細々としたタスクが多いバックオフィスの方にピッタリのタスク管理ツールかもしれません。
PCのデスクトップアプリやスマートフォンのアプリも用意されているので、場所や環境に縛られずにいつでもすぐにタスクを確認することが出来、とても心強い見方となるでしょう。
また、タスクを「今日」や「直近の予定」など時間軸で見ることができ、かつリスト形式でシンプルに表示されているため、多いタスクを管理するには使いやすいインターフェースとなっています。

2007年にリリースされてから非常に多くのファンを抱えているTodoist。
Slackと連携させることで、次々と降ってかかるタスクも効率よく管理することができます。
例えば、Slack上で上司から未入金チェックリストの提出を依頼されたとしたら、すぐに、Slackの入力フィールドに、/todoist 未入金チェックリスト と書き込んで送信するだけで、Todoistのアプリにタスクが登録されます。
これにより、管理にかかる手間を少なくすることができるので、毎日タスクに追いかけられてる人の作業効率を改善することが出来ます。

Google カレンダー

Googleのアカウントさえあれば無料で使えるGoogleカレンダー。スケジューラーのツールとして、全社でGoogleカレンダーを使ってる会社さんは多いのではないでしょうか。
PCもスマートフォンもアプリから同期されたカレンダーを確認できるので便利ですが、Slackと連携させることでさらに便利にすることができます。

Slackと連携して出来ることはとてもシンプル。Googleカレンダーに登録した予定が、開始5分前や10分前になったらSlackに通知してくれたり、他の人が自分のことを予定に招待すると通知を受け取ったり、その日の予定が気になったら /gcal today とコマンドを入力するだけで、その日のスケジュールを確認することができるようになります。

 

Smartsheet

Smartsheetは、システム開発などのプロジェクトで使うことの多い、ガントチャートを簡単に作成するツールです。
Smartsheetの特徴は、ガントチャート、タスク管理に便利なテンプレートが用意されてる点です。スプレッドシートでゼロからガントチャートを作ろうと思ったら、フォーマットを作るまでにかなりの時間を要することになりますが、Smartsheetにはプロジェクト管理にベストなテンプレートが用意されています。
Smartsheet notification in Slack

SmartsheetをSlackと連携させると、ガントチャートに登録されたタスクに変更があった場合、Slackに通知を飛ばすことができるようになります。

Wrike

数人の小さなプロジェクトも大掛かりな本格的なプロジェクトも対応できるのが、プロジェクト管理ツールのWrikeです。
開発者やデザイナーのプロジェクトやタスクを管理する上で必要な機能はもちろん、プロジェクトマネージャーがプロジェクトをまとめる中でスプレッドシートなどを使って別で管理していたような、予実管理や作業にかかった工数の集計機能なども用意されているのが特徴です。

異なる職種のメンバーが揃ったプロジェクト運営に強いWrikeもSlackと連携することができます。
Slackと連携することで、Slackからタスクを作成し自動的にWrikeに登録することが出来ます。
また、Wrikeに登録されているタスクの通知をSlackで受け取れるようにもなります。

Backlog

日本のプロジェクト管理・タスク管理ツールで有名なのが、Backlogです。2005年にリリースされて以来有料契約数が1万件、国内外の合計ユーザー数が170万人を超えている(2020年5月現在)人気のタスク管理ツールです。

Backlogは良心的な価格設定ながら非常に豊富な機能が用意されています。
ここでは詳細の説明は省きますが、プロジェクト管理に必要な機能が網羅されているだけでなく、コーポレートサイトでも語られているように、チームでのコラボレーションを強めるための機能が要所要所に盛り込まれています。
例えば、エンジニアであればBacklog内 でバージョン管理システム SVN や Git を使い、ソースコードを管理することが出来ます。コミット履歴を確認してコードレビューをしたり、メンバーからのプルリクエストにコメントしたりすることができます。

さらに、エンジニアやデザイナーなど開発プロジェクトに関わらない職種のチームでも使えるように作られている点も特徴的です。
例えば、情報をまとめたwikiページをBacklogの中に作り公開することができるので、総務や人事チームは、社内における一連の業務フローやガイドラインなどのナレッジをwikiで公開することで、社内に向けた情報をBacklogで管理することも可能になります。

このBacklogも、Slackと連携することが出来ます。
プロジェクトの中で設定されたタスクで、新たなタスクが登録されたり、作業ステータスが更新されたり、コメントがついた際に、Slackに通知が飛んでくるため、自分に割り振られたTODOにすぐに対応することが出来るようになります。

まとめ

いま使っているタスク管理ツールがSlackと連携できることを知らなかったSlackユーザーもいらっしゃるのではないでしょうか?
普段使うチャットツールにタスク管理を合わせることで、業務管理をシームレスにすることが出来ます。
タスク管理が上手く行かない、テレワークで業務の可視化が難しくなったとお困りの方はぜひ試してみてください。

bantoは、Slackと連携させてOKRやKPIなど目標の進捗を管理することができるツールです。
目標の進捗管理を効率化したい、見える化したいと考えている方はぜひこちらもご覧ください。

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