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進捗を見える化するタスク管理の方法

By : 高橋 和夫

投稿日 : 2020/07/10

更新日 : 2020/08/07

タスク管理とは

仕事や計画を完了させるために細分化された作業のことをタスクといい、そのタスク一つ一つに優先度をつけ、計画通りに進捗するよう管理すること、または優先度そのものを管理することをタスク管理と言います。

タスク管理と似た言葉に「ToDo管理」があります。ToDo管理もやるべき作業を管理するという点でタスク管理と同様な意味を持ちますが、タスクは「決められた期限までに終了しなければならない作業」の意味に対し、ToDoは「やる必要がある事柄」を意味することから、ToDo管理は期日を気にせずやるべきことを管理するニュアンスで使われます。

目次

タスク管理が必要な理由

仕事をする際、期日やボリュームが異なる複数の仕事を同時に進めなければいけないことがあります。
細かな仕事であれば思いつく作業から手をつけても期日通りに完了するかもしれませんが、やるべきことが多い仕事の場合、順序などを把握せずに着手してしまうと後戻りなどが発生し期日通りに完了しないことも考えられます。

任された仕事を期日通りに確実に終わらせるために、仕事をタスクに分解し、優先度や手を付ける順序を整理すると、何をどの順番にこなしていくべきか仕事の全体像を把握することができ、効率よく仕事を進めていくことが出来ます。

ボリュームが大きな仕事をチームでする場合も同じで、仕事をタスク一つ一つに分解し、優先度や役割に応じてタスクをメンバーに割り振り、割り振ったタスクの進捗を管理していくことで、チーム全体の仕事の生産性が向上することが出来ます。

タスク管理の方法

次に具体的なタスク管理の方法をご紹介します。

優先順位をつける

どのタスクを優先的に行なうべきか優先順位をつけます。主な優先順位の付け方として、重要度と緊急度のマトリクスで整理する方法があります。
図のように、縦軸に重要度、横軸に緊急度の線を引き、タスクを分類していきます。

構造化する

順序を整理する

タスクの順序を決めていきます。
タスク同士の関係性を見極めながら、順序決めていきましょう。

システム開発であれば、ユーザーが利用する画面の設計と、実際に検索するプログラムは並行して進めることが出来る作業なのでスケジュールの日程が重複しても問題ありません。タスク間の関連性だけでなく、担当者のスケジュールも無理がないかを確認しながら順序を整理していきましょう。

 

タスクを見える化

見える化とは

見える化(可視化)とは、個人やチームの中で行われている仕事や目標などの進捗状況や結果を、定量的な数値やグラフなどを用いて目に見えるようにすることを言います。
目に見えるようにすることで、関わる人の意識を同じ方向に向かわせ改善のための対策を一緒に講じたり、一人では気づきにくい問題に気づいたりする効果が得られます。

見える化の目的とは

見える化に求められる目的は、

問題の早期発見
より良い改善
不正の防止

仕事や計画などにおける問題を表面化させ、解決や改善をおこすきっかけを作るためにあります。

見える化の方法

タスクの進捗管理を見える化する方法はいくつかありますが、多くの企業で取り入れられている主な方法を3つ紹介します。

WBS(Work Breakdown Structure)

WBSは、名前の通り「作業を分解して構造化する」手法です。ブロジェクトを開始するにあたり、大きな塊の状態であるタスクを細かく分解していきます。
これにより、プロジェクト達成に必要な作業が明確になり、さらに、洗い出した作業に工数、順番、担当者を設定し見える化させることで、一目でプロジェクトの全体を把握することが可能になります。

ガントチャートによる管理

ガントチャートは、主にプロジェクトの工程管理において使用される表で、いわばプロジェクトのスケジュール管理です。
使い方は、横軸に時間、縦軸に作業項目を記入し、各作業項目ごとに進捗状況を記入していきます。これをチーム全体で共有し見える化することで、何がどこまで進んでいるのか、一目で全体の進捗を把握することができます。また、開始日や完了日を記入しておくことで、遅延しているタスクが発生すれば、担当者を増やすなど事前に対処することも可能です。
WBSとガントチャートはセットで利用するのが一般的で、WBSで洗い出したタスクをガントチャートの縦軸に記入し、スケジュール管理をしていくとよいでしょう。
ガントチャートはエクセル(またはスプレッドシート)で作成したり、ネットからフォーマットをダウロードすることもできます。

カンバン方式


カンバン方式の一般的なタスク管理方法は、タスクの状態を ToDo(未着手)、Doing(作業中)、Done(完了)の3つの領域に分け、進捗状況に応じて各タスクをそれぞれの領域に配置していきます。元々は、在庫を最小限にし効率よく生産できるよう、トヨタによって生み出された生産管理方式です。
具体的には、ホワイトボードなどに上記で挙げた3つの領域を書き、付箋などに書き込んだタスクカードを各領域に貼り付けていきます。これをチーム皆がいつでも確認できる状態にし、タスクの状態が変更すれば付箋を移動させて管理していきます。こうすることで「現状何が完了し、何をやらなければならないのか」が整理され、瞬時に全体の作業状況を把握できます。

タスク管理の見える化はツールで効率化

タスク管理を見える化する際、エクセルやホワイトボードでフォーマットを作成することも可能ですが、フォーマットの作成や日々の更新作業の負担を考えると、ツールを使用する方が圧倒的に効率的です。

目標管理クラウドシステムbantoでは、チャット上でAIからの質問に回答するだけで、簡単に進捗の報告、可視化が可能です。

コミュニケーションツールSlackと連携しており、決まった時間にAIがSlack上で質問をしてくれるので、「わざわざスプレッドシートを開いて入力」という手間はいりません。回答内容はそのまま画面に反映され、進捗状況を一目で把握することができます。

トヨタのカンバン式、円グラフ、線グラフから、プロジェクトに応じて見やすい画面を選択可能です。

カンバン式


円グラフ


線グラフ

タスク管理は、チーム全体で進捗を共有できるよう見える化することが非常に重要です。
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