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進捗管理とは?そのメリットや効果的な方法など

By : 門田 仁

投稿日 : 2020/08/17

更新日 : 2020/08/17

目標達成には欠かせない「進捗管理」

目標の達成やプロジェクトの成功のためには進捗管理を効果的に行うことが重要となります。こちらの記事では、そもそも進捗管理とは何なのか?そのメリットや方法、失敗する原因について記載します。また効果的な進捗管理を行うためのツールについてもご紹介します。チームやプロジェクトの進捗管理を行う役職者や管理者の方々なら知っておきたい情報をご案内しますので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

 

進捗管理とは?

目標管理や、プロジェクトの管理には欠かせない、「進捗管理」ですが、そもそも進捗管理とは、どういうものでしょうか?

進捗管理とは、進捗の確認を取り、その記録を定期的に確認し計画とのズレがないかを把握することです。

目標やプロジェクトが計画に対してどれくらい進んでいるか把握することはもちろん、進んでいく中で計画に対しての軌道修正を行うことも含まれています。

例えていうと、進捗管理とは、目標の達成やプロジェクトの成功という「目的地」に向かうためには欠かせない「コンパス」と「地図」のようなものであると言えます。

知らない土地で、地図やナビが無ければ、ロスなく目的地に辿り着くことができませんよね?つまり、進捗管理を効果的に行わないと、最短ルートで目標の達成やプロジェクトの成功という「ゴール」へと向かうことができないのです。

 

なぜ進捗管理が重要?

進捗管理を行なっていない場合、当然目標に対していまどれくらい達成しているのか、プロジェクト内のタスクがどの程度進んでいるのかが不透明になってしまいます。

せっかく目標を立てても進捗管理を行うような仕組みがないと、社員の方々は目標を忘れてしまったり、達成意識が上がらなかったりします。結局、目標がなぁなぁに終わってしまうという状況が起きるのです。目標がなぁなぁに終わってしまうということは、やるべきことが明確ではない点、適切な評価を行ことができない点から社員のモチベーション・生産性は大きく下げてしまいます。また目標を目指す意識が低くなるため、社員の方々のスキルが飛躍的に向上することも望めなくなります。これらのようなことが起きてしまうと、業績の向上、組織のスケールアップは望めないでしょう。

またプロジェクトにおいても進捗管理がしっかり出来ていないと、完了しているタスクや残っているタスクの把握、共有が難しくなってしまいます。現状を把握できていないことは結果的に、スケジュールの遅延につながるため、期日通りに完了することが難しくなります。そうなると、人件費の増大、利益・機会損失につながる可能性が高くなります。結果全ての作業が完了したとしてもプロジェクトが成功したとは言えません。

つまり企業として成功するためには、効果的な進捗管理を行う仕組みを持つことが不可欠であると言えます。

 

進捗管理のメリット

効果的な進捗管理を行うと以下のようなメリットを得ることができます。

  • 目標やプロジェクトの達成意識が上がる
  • 課題や問題を早期発見できる
  • スケジュールやタスク、優先度が可視化される
  • 達成へのノウハウが蓄積される

 

目標やプロジェクトの達成意識が上がる

効果的な進捗管理を行い、頻繁に進捗の把握、共有を行うと、目標やプロジェクトの達成意識が上がります。

日々進捗を確認するということは、目標やタスクも同時に確認することに繋がり、自然と目標の意識付けをすることができます。目標の意識付けを行うと、自分のタスクに対する責任感も生まれますので、結果的に達成意識が高まります。目標の達成意識が高い社員の方が高いモチベーションで働くことができ、生産性も向上されます。

進捗管理を正しく行い、日々目標やプロジェクトのタスクを確認することで、目標の達成意識が向上し、結果的に目標やプロジェクトの達成の可能性が上げることができるでしょう。

課題や問題を早期発見できる

目標を設定して日々業務を行ったり、プロジェクトを進めていったりする上で、課題や問題、困りごとが発生することは少なくありません。

問題や困っていることがあるにも関わらず、そのまま業務を進めてしまうと、目標の達成率は大きく下がってしまいます。またプロジェクトの場合であれば、スケジュールが遅れ大きな損失が出てしまったり、失敗に終わってしまったりすることに繋がります。

課題や問題、困りごとをいち早く把握し、適切に解消することによって、これらのような事態を避けることができます。進捗管理は、目標やタスクの進捗状況、日々の業務がチームに共有されるため、課題や問題にいち早く気付くことに役立ちます。早期発見ができると、焦らず適切な判断でそれらの問題を解消することにもつながるため、目標の未達成、プロジェクトの失敗といったリスクを回避することができるでしょう。

業務の優先順位を明確にする

進捗管理を行うと、目標やプロジェクトのスケジュールやタスクといった現状が可視化されるため、業務の優先順位を明確にすることができます。

目標の達成を目指したり、プロジェクトを進めたりする上では、やるべきことをしっかりと洗い出し、その中で業務の優先順位を明確につけ、優先度の高いものから取り掛かっていくことが重要です。進捗を確認することで、その状況でのやるべきことや、新たなタスクが可視化されるため、常に優先順位の見直しをすることができます。またチームで進捗を確認することで、他のメンバーの業務も把握することができるので、メンバー同士の相互理解も得やすくなり、かつチーム内で混乱が起きるのを防ぐこともできます。目標やプロジェクトを効率よく、そして正確に進めるためには進捗管理は欠かせません。

達成へのノウハウが蓄積される

進捗管理をしなくても、目標やプロジェクトが偶々うまくいくことがあるかもしれません。しかしそれでは、メンバーや管理者にとって今後のノウハウを修得することができません。

進捗管理を行い、日々の進捗の記録をしっかりと取ることで、なぜ目標やプロジェクトが達成できたのか、なぜ失敗したのかを分析することができます。進捗管理によって日々の行動をトラッキングし、分析することで、今後、管理者はどのような管理を行えばよいのか、また個人はどのように業務を進めれば良いのかといった達成へのノウハウがチーム内に蓄積されるのです。

また目標やプロジェクトだけでなく、物事を計画的に進めていくのはビジネスの基本です。進捗管理の仕方をマスターすることは、他の場面でも応用可能となります。進捗管理をしっかりと行い、達成のために動くことができるチームをつくりましょう。

 

進捗管理がうまくいかない原因

進捗管理を行なっても、期待した効果を得ることができない場合があります。進捗管理がうまくいかない原因はいくつか考えられます。

  • 進捗のみを確認している
  • 進捗率の定義が曖昧になっている
  • チームへの共有機会がない
  • 信頼関係が築けていない

 

進捗のみを確認している

目標の達成やプロジェクトの成功を目指すために、いまどれだけ進んでいるのかを把握することは重要です。しかし、進捗率のみを確認することが進捗管理ではありません。

進捗管理とは、現在の進捗を正しく把握することで、どれだけ計画から遅れているのか、その計画との差異を埋めるためにはどうすればよいのかを確認することです。つまり、進み具合、残っているタスク量や優先順位、チームやメンバーのコンディションなどといった現状を多角的に把握し、計画通りの達成に導くことが進捗管理の本質であるといえます。

進捗管理といっても、単にどれだけ進んでいるのかのみを確認するだけでは、目標の達成やプロジェクトの成功を望むことはできず、進捗管理がうまくいっているとは言い難い状態です。進捗を確認するのみではなく、現状を多角的に把握・分析し、目標やプロジェクトを経過鵜通り達成するためにはどうすればよいのかを考え、実践しましょう。その繰り返しが効果的な進捗管理であると言えます。

進捗報告の定義が曖昧になっている

進捗管理では、作業の進捗を確認することが重要ですが、チーム内で進捗報告の定義が曖昧であると、どれだけ効果的な仕組みで進捗管理を行ったとしても、進み具合がうまく把握できず、進捗管理としては失敗に終わってしまうケースが多くあります。

例えば、進捗率と達成率の認識が曖昧になっている方が多く見受けられます。達成率とは、目標に対する実績値であり、進捗率とは、仕事がどのぐらい進んでいるかを数値化したものです。達成率で報告したのと進捗率で報告したのでは大きく意味が異なります。言葉の伝え方を間違えるだけですが、共有のずれは大きくなってしまうことは目に見えています。

またチーム内で進捗の考え方にばらつきが出ていると、現在の進捗率から考えた残りの業務の把握に誤りが出てしまい、計画通りに目標やプロジェクトが進行しないという事態も起こってしまいます。例えば、Aさんは、予想外の事態が起きることを考え、余裕を持ったスケジューも含めて進捗と完了日を報告をしており、それに対してBさんは、単純に進み具合と今後かかる日にちから完了日を感覚的に報告していた場合、完了予定日が同じ日にちだったとしても、Aさんの方が計画的に終わる可能性が高いことが予想されます。

どのように進捗報告をするのか、どのようになスケジュール感やタスクの進め方で進捗管理を行っていくのかチーム内で共通認識をもつ必要があるでしょう。

チームへの共有機会がない

効果的な進捗管理を行うためには、チーム内のメンバー全員で頻繁にそれぞれの進捗を確認する必要があります。チームへの共有機会が少ないと、進捗をそれぞれで確認して現状を把握することができなくなってしまうため、進捗管理の精度は低くなってしまうでしょう。

チームへの共有機会を増やす方法は大きく分けて二種類あります。一つ目は、日々、進捗をメンバーに向けて記録しておくという方法です。例えば、以下のような方法が挙げられます。

  • 日報の形で進捗をチーム内に毎日報告
  • ガントチャートなど進捗がわかるものををチーム内で共有し、日々更新する
  • ホワイトボード上にタスクをフェーズごとに貼る(カンバン方式)

二つ目は、進捗を報告・共有するためのミーティングを頻繁に行うという方法です。以下のようなミーティングで進捗を共有すると良いでしょう。

  • 朝礼や朝会で今日やるべきことを確認
  • 日々の終礼でその日やったことと進捗を共有
  • 週に一回月曜に今週やるべきことと優先度を全員で確認する

様々な方法を組み合わせて、進捗を共有することで、より高度な進捗管理の仕組みを作ることができるでしょう。またこれらの仕組みを導入したら確実に効果的な進捗管理ができるというわけではありません。そのチームにあった形で進捗管理を行う必要があります。そのため様々な仕組みを試し、チーム内で一番良い方法を選択すると良いでしょう。

信頼関係が築けていない

チームメンバー内の信頼関係が十分に築けていないと、チーム全体の雰囲気が悪くなります。その状態では、チーム内の進捗管理の共有がうまくいくはずがありません。

人間関係が良くないチームでは、「困っていることが言いづらい」、「分からないことが聞きづらい」「手伝って欲しいが言えない」などの問題を抱えるメンバーが現れれてしまいます。結果的に、そのメンバーは、自分で抱え込んで悩んでしまったり、過剰な作業量によって体調を崩したりしてしまう可能性があります。助け合いのできないチームでは、進捗管理おろか、チーム目標の達成やプロジェクトの成功に辿り着くのが困難になってしまいます。

チーム内でそれぞれが信頼して助け合えるような、雰囲気を作ることができれば、全員が同じ方向を向いて頑張ることのできるチームを作ることができます。そうすれば、効果的な進捗管理ができる強固な土台を作ることができるでしょう。あとはしっかりと目標やプロジェクトの計画を立て、チームにあった進捗管理の仕組みを構築すると効果的な進捗管理が実現されます。

チーム内の信頼関係といっても、どのように築けばいいかわからないという人、まずチームメンバー同士で挨拶することから始めると良いでしょう。出勤時・朝礼開始時・終礼開始時など、様々なタイミングで挨拶を欠かさないようにします。基本的なことですが、意外とできていないチームが多いです。挨拶ができるようになったら、意図的に雑談の機会を設けましょう。朝礼時・ランチ・終礼時など、業務以外のことを話すことで、笑顔で接することが当たり前になってきます。「挨拶」・「笑顔で接する機会を増やす」これだけでチームの中はグッと深まり、働きやすいチームへと変化します。業務を重ねれば信頼関係は自然と生まれてくるでしょう。

 

効果的な進捗管理の方法

効果的な進捗管理を行うために必ず実施するべき以下のような項目があります。それぞれの項目は、チーム内にて透明性を持って情報共有がされていることが重要です。それぞれの項目についてをご説明します。

  • 現状把握
  • 作業時間や工程の洗い出し
  • 計画と現実の比較
  • 解決策の思索

 

現状把握

進捗管理において、最も基本となるのは「現状把握」です。目標やプロジェクトに対して、現時点でどれくらい進んでいて、達成までにあとどれくらいの作業が残っているのかを確認します。

ここで重要になるのは、ただ進捗率を確認するだけではなく、実績値、計画との差異、今後やるべきことや、課題点、スケジュールが遅延する可能性、達成への自信度など、あらゆる情報を確認して、正確な現状把握を行い、チーム内に共有することです。立てた計画に対してどれくらい進んでいるかの報告だけでは、現状把握とは言えないでしょう。

作業時間や工程の洗い出し

進捗管理では、目標やプロジェクトの達成のためにやるべきことは何なのか、そしてその作業時間はどれくらいかかるのか、何が必要なのかといった洗い出しをする必要があります。これらの見積もりは、目標やプロジェクトの開始時に行うのみならず、進行途中にも、常に洗い出した情報を見直し続けることが重要です。

目標期間中やプロジェクト期間中では、開始時にには想像できなかったようなことが多々起こります。例えば、タスク・やるべきことの追加、変更、体調不良などの想定外のスケジュール遅延、課題や問題点の発生などが挙げられます。これらのようなことが起こった際には、これまでの進行状況と照らし合わせ、作業時間や業務工程を再度洗い出す必要があります。そのため日々見直し続けることが重要なのです。

計画と現実の比較

進捗管理は、プロジェクトや目標の進み具合を確認するだけではありません。進捗管理において最も重要なのが、計画とのズレを把握し、そのズレを埋めていくことです。

まず残りの作業期間はどれくらいあるのか、そしていまどの位置まで進んでいるのかをしっかりと分析します。次に、計画と照らしあわせ、現時点でどの程度のギャップが生じているのか把握します。進捗状況が予定通りであれば問題ありませんが、スケジュールに対して遅れている場合は、スケジュール調整・計画を立て直すなど、解決方法を思索していくことになります。

またこの計画と現実の比較は日々行い続ける必要があります。進捗を確認したら、その都度進捗と計画との差を照らし合わせていくような仕組みを作ると良いでしょう。

解決策の思索

目標やプロジェクトを進めていく上で、課題や問題点は必ず言っていいほど発生します。そららが発生した際は、いかに解決していくかを思索する必要があります。しっかりと現状を把握し、作業時間、目標期間、実際のタスク、目標値など様々な面から解決策を思索することが大切です。

例えば、1つの作業が完了予定日までに完了しないという問題が発生したとしましょう。問題を解決する上で、どのような解決策であれば、計画とのズレを少なくすることができるのかを考えます。スケジュールの調整は必要か、それとも追加のコストが必要なのか、人員は足りているのか、タスクの受け渡すが発生するかなど、様々なことを考えて、限りなく計画通りに達成できるよう、解決策を思索していきます。場当たり的な対応であると、より問題が大きくなっていったり、より計画とのズレが広がったりするため、小さい問題や課題が見つかった瞬間にすぐに対処しましょう。

また問題点や解決策を早期に発見するということも大切です。遅延の原因となる事柄を見逃さず、早期発見・早期解決ができるよう、日々の進捗報告時にしっかりとチェックできる仕組みづくりも必要となります。

 

進捗管理の手法

進捗管理を行うために効果的な手法がいくつかあります。こちらでは、そららの手法の一部についてご紹介します。

  • 日報
  • グラフで報告
  • ガントチャート
  • カンバン方式

 

日報

進捗報告を行う上で、日報を活用することは非常に効果的です。目標や計画に対するその日の進捗を日報と一緒に報告します。進捗管理では、日々進捗を把握し、計画と照らし合わせる必要があります。日報と一緒に進捗報告をすることで、報告を徹底することができ、また進捗を確認する習慣もつきます。加えて日々進捗を報告する際に目標や計画を確認するため、目標の意識付けを行うこともできます。

また報告した日報の内容と進捗をチーム内に共有するとより効果的な進捗管理を行うことができます。チームメンバーがその日何を行なったかを知ることことで、相互理解を生むことができます。またそれぞれの進捗も確認することができるため、チーム内で助け合いをするきっかけにもなるでしょう。

エンジニアなど、毎日進捗を報告することが難しい方々は、日報ではなく、週報と一緒に週に一回進捗を報告する形でも良いと思います。

効果的な日報のテンプレートにお困りの方は、以下の記事を参考にしてください。
👉テンプレートあり!「日報」で困ったときは参考に!

グラフで報告

主に数字の目標や計画を持っている方は、進捗をグラフで表示させることで、効果的に進捗を確認することができます。特に、営業ような数字の目標を持っている方々の進捗の把握に効果的です。こちらの手法の進め方は、その日の進捗を日々グラフ上に入力していくだけです。ただの数字の報告ではなく、グラフの形式で報告することによって、チーム内への進捗の共有、確認をよりスムーズに行うことができます。進行具合によってグラフが変動していくため、本人のモチベーションの向上にも効果的でしょう。

またグラフの種類を使い分けると、確認したい内容ごとに一目で見ることができます。例えば、円グラフであれば、計画に対していまどれくらい進んでいるのかを一目で確認することができます。また線グラフであれば、毎日どれくらい進んでいるかを細かく確認することができ、進捗のトラッキングにも活用することができます。

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトを進めていく上で、作業計画とその進行状況を視覚的に把握するために非常に有効的な手法です。アメリカ人の経営コンサルタントであるヘンリー・ガントによって、工場での工程管理を行うために考案されました。

ガントチャートは、2つのブロックの組み合わせで構成されます。左側のブロックには、プロジェクトの完了に必要な作業をリストアップした表を作ります。作業を行う順番で、上から並べていくと良いでしょう。右側のブロックではカレンダーの形になっており、時系列で想定される各作業の実施時期を、棒グラフ状で味して配置した棒グラフで記載します。

ガントチャートを用いると、棒グラフによってスケジュールを視覚的に把握をし、日々進捗具合によって計画を調整することができます。また作業が網羅された表を作成するため、作業の抜け漏れがないかをチェックすることができます。加えてガントチャートはそのわかりやすさから、実際に作業を行う方々以外のリテラシーの違う関係者間にも簡単に状況を共有することにも役立ちます。


カンバン方式

カンバン方式はトヨタ自動車発祥の生産管理方式で、現在では様々な企業でプロジェクトの管理をするために、活用されています。カンバン方式は、プロジェクト内で発生するそれぞれタスクの進行状況の共有に長けているという特徴があります。

カンバン方式は次のような手順でおこないます。まずプロジェクトを完了させるために、どのようなタスクを行えば良いのかを洗い出します。次に、1つのボードに「作業前」「作業中」「作業完了」などといったフェーズごとの仕切りを作成します。そして最後に洗い出したタスクをそのボード上に貼ります。プロジェクト進行中はタスクの進行具合に合わせて貼る位置を移動させていきます。

タスクごとの進行具合が一目で確認することができるため、計画にそれぞれのタスクの現状の把握に活用することができます。タスクの追加や不必要なタスクの削除といった、計画の調整も簡単に行うことができます。

アナログで行う場合には、ポストイットにタスクを書いて、ホワイトボードなどに貼り付けていくと良いでしょう。

 

おすすめの進捗管理ツール5選

 

banto

特徴

「banto」は、目標管理の「進捗管理」にフォーカスしたツールです。チャットツールSlackとシームレスに連携し、Slack上から目標の進捗や日報の報告をすることができます。報告された内容はレポートとなり、bantoの画面上で目標の進捗や日々の行動が見える化されます。報告した目標の進捗は、自動集計され、円グラフや折れ線グラフ、カンバン方式など様々な形式で確認することができます。社員ひとり一人に伴走し、進捗を管理することで、目標達成を支援するようなツールです。

・企業名
株式会社サイダス

・価格
初期費用:19,800円
月額300円/人

・トライアル
「30日間」の無料トライアルあり

・製品ページURL
https://banto.jp/

 

Trello

画像出典元:Trello 公式HP

特徴

「Trello」は、タスク管理に特化した進捗管理ツールです。付箋に書いたタスクを貼ったりはがしたり、移動させたりする感覚で視覚的に利用することができます。「未着手」「作業中」「完了」といったフェーズごとの仕切りを設定することで、進捗に応じてタスクを移動させていくカンバン方式でのタスクの進捗管理を行うことができます。タスクはドラッグ&ドロップで移動させることができ、直感的な操作をすることができます。メンバーとひとつのボードを共有することもできるので、チームでの進捗管理にも利用可能です。

・企業名
Atlasian

・価格
Business Class:月額$9.99/人
Enterprise:月額 $17.50/人

・トライアル
無期限の無料プランあり

・製品ページURL
https://trello.com/

 

Backlog

画像出典元:Backog 公式HP

特徴

「Backlog」は、プロジェクト管理ツールで、プロジェクト管理といえばコレというくらい多くの企業で利用されています。タスクをチケット化して管理したり、ガントチャートで工数管理をしたりと、プロジェクト管理に必要な機能が一通り揃っています。また、シンプルなデザインと直感的に使えるUIであるため、「使いやすさ」においても優れています。主にソフトウェア開発チームで利用されていることが多いですが、その使いやすさからマーケティング、営業、総務、人事など非ITの分野を含むあらゆる職種・業種で使用されています。

・企業名
株式会社ヌーラボ

・価格
スタータープラン(個人用):月額2,400円/テナント
スタンダードプラン(個人・小規模チーム用):月額11,800円/テナント
プレミアムプラン(小~中規模チーム用):月額19,800円/テナント
プラチナプラン(中~大規模チーム用):月額50,000円/テナント

・トライアル
「30日間」の無料トライアルあり

・製品ページURL
https://backlog.com/ja/

 

Asana

画像出典元:Asana 公式HP

 

特徴

「Asana」は、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで入っているツールです。作業の調整などのいわゆる「仕事のための仕事」をいかに減らし、効率的に業務を進めるかに着目されています。その特徴として、多数のアプリとの連携でき、例えば、チャットツールSlackと連携させることで、タスクの作成や担当者の変更などをSlack上で操作するといったことができます。またプロジェクト管理以外にも、ヘルプデスクの問い合わせ対応のような、明確な終わりがない半永久的に続いていく業務の管理も効率化することができます。

・企業名
Asana

・価格
Premium:月額1,200円/人
Business:月額2,700円/人
Enterprise:お問い合わせが必要

・トライアル
無期限の無料プランあり

・製品ページURL
https://asana.com/ja

 

Brabio!

画像出典元:Brabio! 公式HP

特徴

「Brabio!」は、進捗管理の中のスケジュール管理に重点を置いたツールです。Branio!は工程管理に特化しており、ガントチャートを簡単に作成できます。ガントチャート上で、進捗の報告やスケジュールの調整も直感的に行うことができ、進捗管理を効率化することができます。また、エクセルやCSVの入出力機能を備えており、アカウントを持っていないメンバーや、外部の人と進捗共有を行う場合にも便利です。5人までの利用であれば、ずっと無料で利用できます。

・企業名
ブラビオ株式会社

・価格
6~10名:月額3,300円/テナント
11~20名:月6,600円/テナント
以降10名ごとに3,300円ずつ増加

・トライアル
無期限の無料プランあり(5人までの利用)

・製品ページURL
https://brabio.jp/

 

いま挙げた5つのツール以外にも、進捗を管理できるプロジェクト管理ツールは多数あります。気になる方は、以下の記事もご覧ください。
👉【無料版あり】プロジェクト管理ツール おすすめ14選

 

 

手軽に目標の進捗管理

「目標の進捗管理をしっかり行いたいけど、時間や手間を考えると、なかなか難しい」といったお悩みをお持ちではないでしょうか?「banto」を導入することで、日々の目標の進捗管理を手軽にすることができます。

「banto」を使うと、日々お使いのチャットツール上で、設定した頻度で自動的に目標の進捗を聞いてくれまず。なので、忙しい上司の方がわざわざメンバーの目標の進捗を確認する手間はなくなります。

メンバーの方々は、送られてくる質問に答えるだけで、回答した内容がレポートとなり、bantoの画面上で進捗がグラフとなって「見える化」されますので、進捗をわざわざ集計し、まとめる必要がなくなります。

興味のある方は、bantoのご紹介ページをご覧ください。
👉 目標達成支援クラウド「banto」

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