- 振り返り
日報なんて意味ない？日報のよくある失敗パターン
皆さんの会社では日報は取り入れていますか？
OKRを滞りなく運用する上で「上司への報告」、「チーム間での進捗共有」は欠かせないポイントですが、OKRの運用有無にかかわらず、日々の業務で日報を書いている会社員の方は多いのではないでしょうか。
そんな日報、皆さんにとってどんな位置付けになっていますか？
忙しかった業務の後に書かなければならない日報。
「帰りたい、帰りたい、帰りたい……。」と思いながら義務的な気持ちだけで報告をしてしまっている、という経験はあったりしませんか..!?
私はあります..笑
会社員である私たちにはとても馴染み深い「日報」ですが、一方で上手く活用されていないという背景があります。
今回は、そんな「日報」の失敗例を見ていきながら、日報を「意味あるもの」に繋げる解決策をご紹介していきます。
目次
1. 日報は意味ない？ 〜日報のよくある失敗パターン〜
2. 失敗パターンの解決策
3. bantoの活用で日報を意味あるものに
4. まとめ
日報は意味ない？ 〜日報のよくある失敗パターン〜
「日報なんて意味あるの？」
「日報メンドクサイ！」
こんな風に、日報に対してネガティブなイメージを聞くことは少なくありません。
そもそもなぜそんな風に感じてしまうのでしょうか。
以下、日報のよくある失敗パターンです。
1. 「報告して終わり」になってしまっている
日報がただの作業となってしまっているのはよくある失敗例です。 本来日報とは、上司やチームへの進捗の報告・共有を行いつつ、さらには自身の振り返りとしても活用できるものです。
振り返りを行うことで、「良かった点、悪かった点」を可視化でき、それが次のアクションへの改善へと繋がり、目標達成の過程に大きな影響を与えます。
振り返りがなされず、ただ報告するだけの義務的なものになってしまっては、ただの時間の無駄になりかねません。
2.フィードバックがない
業務のなかで、「困っていること」や「つまずいていること」が出てくるのは日常茶飯事です。
日報はそういったことを共有する場でもありますが、上司含め、チームの誰からもフィードバックがなければ、「一体なんのために書いているんだ？」となってしまうのは当然ですよね。
3. とにかくメンドクサイ！
「メンドクサイ！」と感じる理由の1つは、「日報を書く作業そのもの」のメンドクサさが挙げられます。
日報は細かくフォーマットが決まっていない場合が多く、報告する内容を文章でまとめて書こうとするとなかなか時間がかかります。そうなっては報告も雑になるのは目に見えていますよね。
2つめのメンドクサイ理由としては物理的な部分です。
日報を報告する手段としては、現在でもメールが主流かと思いますが、特に営業マンなど外回りが多い場合、日報を書くために外でわざわざパソコンを開くのは非常に手間です。
帰宅後に報告するとしても、日報のためにパソコンを開くというのは億劫と感じるでしょう。
失敗パターンの解決策
日報の失敗例を書いてきましたが、ではどうずれば失敗例のようなパターンをなくすことができるのでしょうか。
それぞれ解決策を見ていきましょう。
日報を「振り返りのツール」としてきちんと活用する
日報は本来日々の業務の振り返りとしても使えるものだということを忘れがちです。
会社員として「目標を掲げ、それに向けて業務を遂行する」にあたって、日々の業務の振り返りは必要不可欠です。振り返りを行うことでPDCAサイクルをまわし、作業を改善させていき、質の高い仕事へと繋げることができるのです。
この「振り返り」を前提に日報を報告するのとしないのとでは大きく差が出ます。
日報は一般的に「上司に報告するもの」というイメージが強いですが、「報告内容からPDCAサイクルを回し、自分自身の成長にも繋げられる大切な”ツール”」であることはぜひ覚えておいて頂きたいポイントです。
※PDCAとは「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Action（改善）」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つです。計画から改善までを1つのサイクルとして行います。
コミュニケーションの場としても活用する
日報をオープンにして、上司だけでなく、チーム全員とコミュニケーションが行えるようにしましょう。
チーム全体で成果をあげるには、上司だけでなくチーム間のフィードバックは非常に重要です。「後輩の困っている報告があったらアドバイスをする」、「頑張っているメンバーがいたら褒める」といったコミュニケーションを積極的にとることで、チームが活性化しより良い組織を目指すことができます。
「メンドクサイ」を解消する
「書く作業自体がメンドクサくなってしまう」という場合の解決策としては、書く内容をテンプレート化してしまうことです。
下記、日報テンプレートの一例です。
＊○○(目標)の進捗状況
＊上手くいったことは？＊上手くいかなかったことは？
＊チームのなかで助けてくれた人は？
＊明日挑戦してみたいことは？
テンプレートにすることで書くことが明確化され、「何をどう報告するか」と悩む時間が削減されます。
また、時間短縮だけでなく、チーム全員が統一されたフォーマットで報告することで、見る側も内容を確認しやすく管理がしやすくなることもテンプレート化のメリットの一つです。
また、「パソコンのメールからしか報告できない」という物理的なメンドクサさにおいては、簡単に報告ができる仕組み、例えば「スマホからも報告できる」といった環境を作ることが必要になってきます。
それを実現する手段としては、日報ツール機能があるアプリなどを利用するのがオススメです。
bantoの活用で日報を意味あるものに
ここまで、日報のよくある失敗の解決策をご紹介してきました。
そうは言っても上記の解決策を実行できるかどうかは別の話ですよね。
そこで、今回は「日報を意味あるもの」にしてくれる、bantoのご紹介をいたします。
bantoをお使い頂くことで、失敗となる要因を排除し、日報を意味あるものとして活用することができます。
以下、日報においてbantoで実現できることをご参照ください。
・報告が簡単
bantoは、コミュニケーションアプリSlackと連携しており、chat botのAIbantoが進捗やその日あったことを質問してくれます。
質問がテンプレート化されているため、「何をどう報告すれば良いか」を思い悩む必要はありません。(質問する時間やサイクルなどは、自由にカスタマイズ可能です)
また、Slackとの連携により、AIbantoからの質問をスマホアプリからでも入力が可能になるため、外出先でも簡単に報告が可能となります。
・進捗報告の振り返りが簡単
AIbantoの質問への回答内容がレポートとなり、可視化された状態で画面に表示されます。これにより、進捗状況の確認はもちろん、過去のレポートを遡ることで簡単に振り返りも行うことができます。
・チームメンバーとの円滑なコミュニケーションが可能
レポート内容を画面に表示させることで、チームメンバーと進捗状況のシェアが可能になります。
このため、各々の進捗を確認することが可能になるとともに、フィードバックがあればコメントを残すこともできます。
このような、メールでは難しい気軽なやりとりができることで、チームが活性化し、チーム全体の生産性向上へと繋がります。
・目標達成率が向上する
チーム内で進捗をオープンに共有することで、目標達成率が向上します。
研究結果からも、公の場で進捗を確認することで、目標達成に大きな影響があることがわかっています。興味深いのが、私的な報告による進捗管理も目標達成に影響がありますが、公の場だとさらに効果があるという点です。
正直なところ目標の進捗確認は目標達成に効果があるのかというメタ分析
https://next-sapiens.net/work/goal/progress-goal/
ご興味のある方は、HPトップ「無料でお試しする(30日間)」より、
ぜひ一度ご利用頂ければと思います。
まとめ
今回は、OKR運用でも欠かせない、日報(進捗報告)の失敗例から、解決策をご紹介してきました。
見落としがちな日報の重要性ですが、この記事が皆さんの日報の在り方を見直すいい機会になってくれると嬉しいです。