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Slackの基本的な使い方マニュアル
はじめに
こちらでは、Slackの基本的な使い方についてご案内します。
聞き慣れない言葉が多く、海外のツールであるため、とっつきにくい印象のあるSlackですが、こちらのマニュアルで記載されている基本の使い方を抑えるだけで、十分にSlackを活用することができます。
こちらのページは、は、Slackをこれから使い始める方や、Slackを使い始めたが使い方がわからない方といったSlackビギナーの方々向けのマニュアルとなります。
基本の使い方を押さえ、Slackを活用していきましょう。
目次
・Slackとは
・ワークスペースとチャンネル
・Slackの画面についての基本的な説明
・通知について
・Slackでのスムーズなコミュニケーションの取り方
・チャンネルを活用しよう
－チェンネルを整理して分ける
－チャンネルの作成方法
・プロフィールの編集方法
・オリジナル絵文字を登録しよう
・外部ツールとシームレスな連携
・Slackと連携した目標管理、日報管理なら「banto」
Slackとは
Slackは、チームのメンバーが連携しながら仕事を進めることのできるビジネスコミュニケーションツールです。
メールやLINEのように、1対1の閉鎖的なやり取りではなく、Slack はチーム単位のコミュニケーションに特化したチャットツールとなっており、社内での情報の公開性を高めることができます。
また多くの外部サービスとシームレスな連携ができることから、Slack ワークスペースを離れることなく業務を進められ、仕事を生産的に、かつ効率的に進めることにも役立つツールです。
単なるビジネスチャットツールには持ち合わせていない有用性とその使いやすさにより、Slackは社内のコミュニケーション手段として、世界中の組織で広く導入されています。
ワークスペースとチャンネル
ワークスペース
Slackで作業するうえでの基礎となる、組織の共有スペースのことです。
チームのメンバーはここでお互いにやり取りしながら仕事を進めていきます。
一般的に「ワークスペース」は、組織につき、ひとつ作成します。
そのため、ワークスペース名には企業名やその組織の名前を入れるケースがほとんどです。
チャンネル
Slackにはワークスペースの下に「チャンネル」と呼ばれるプロジェクトやチーム毎のコミュニケーションをとるトークスペースが存在します。
一般的には、部署ごとやチームごと、プロジェクトごとにチャンネルを作成し、チャンネルのトピックにあわせた内容のコミュニケーションを、そのチャンネル内のチャットにて行います。
メンバーの方々は、自分の業務に必要のあるチャンネルへ参加しコミュニケーションを行うことができます。
Slackの画面についての基本的な説明
スレッド
スレッドとは、オリジナルのメッセージに紐づいた掲示板のようなもので、スレッド内では、メンバーがそのオリジナルメッセージに関連する会話を行います。
このスレッドを使うと、Slack での会話を常に整理された状態に保つことができます。
「スレッド」のメニューでは、自分が参加しているスレッドがまとめられた形で表示され、自分が参加している会話を一覧で確認することができます。
メンション＆リアクション
他のメンバーにメッセージを通知したい場合には、「@(メンション)」のあとにそのメンバーの名前をつけて、メッセージを送信することで、メンションをつけたメンバーにメッセージを通知することができます。
「リアクション」とは、メッセージに対して絵文字を送信し、そのメッセージに反応を送るという機能です。LINEのスタンプ機能やFacebookやInstagramのいいね機能のようなものと考えてよいでしょう。
「メンション&リアクション」のメニューでは、自分にメンションをつけられたメッセージや、自分のメッセージへのリアクションがタイムライン状で表示されます。
下書き
Slackでは、書きかけのメッセージや送信前の下書きメッセージも残しておくことができます。
「下書き」のメニューでは、未送信の書きかけのメッセージや、下書きのメッセージが一覧で表示されますので、こちらから内容の変更を行い、好きなタイミングで送信することができます。
ブックマーク
Slackでは、自分にとって大切メッセージを「ブックマーク」することができます。
「ブックマーク」のメニューでは、ワークスペース内で自分がブックマークしたメッセージを一覧で確認することができ、過去の大切なメッセージをすぐに探すことができます。
日々、重要なメッセージにはブックマークをつける癖をつけておくと良いでしょう。
チャンネル検索
「チャンネル検索」のメニューでは、ワークスペース内に作成されているチャンネルを一覧で確認したり、チャンネル名から検索し、チャンネルを探したりすることができます。
また、「チャンネルを作成する」をクリックすることで、こちらからチャンネルを新規で作成することができます。
メンバーディレクトリ
「メンバーディレクトリ」のメニューでは、ワークスペース内に参加しているメンバーを一覧で確認したり、メンバー名から検索し、メンバーを探したりすることができます。
また、「メンバーを招待する」をクリックすることで、こちらから新しくメンバーを招待することができます。
App
Slackは多種多様な外部サービスとシームレスに連携することができます。
「App」のメニューでは、ワークスペースと連携している外部サービスApp（アプリ）や、SlackがオススメするAppを一覧で確認することができます。
また名前やカテゴリーを入力することで、Slackと連携可能なAppを検索することができます。
ファイル
Slackでは、会話内で様々なファイルを共有することができます。
ファイルを共有したい場合は、メッセージ入力の「ペーパークリップ」マークをクリックし、共有したいファイルを選択することで、ファイルを会話内で共有することができます。
「ファイル」のメニューでは、自分がワークスペースの会話内で共有したファイルが一覧で表示されます。
またファイルの名称を入力することで、ファイルを検索することもできます。
チャンネル
Slackにはワークスペースの下に「チャンネル」と呼ばれるプロジェクトやチーム毎のコミュニケーションをとるトークスペースが存在します。
参加しているチャンネルがこちらに表示されます。
確認したいチャンネルをクリックすると、そのチャンネルのトークスペースに切り替えることができます。
ダイレクトメッセージ
Slackでは基本的に、チャンネルで会話をし、情報の公開性を高めるようなコミュニケーションの形式をとりますが、もし業務外のプライベートのことや、他のメンバーに知られたくない1対1の会話をしたい場合は、こちらの「ダイレクトメッセージ」をご利用ください。
「ダイレクトメッセージ」の項目内のメンバーの名前をクリックすると、そのメンバーとのトークスペースに切り替わるので、そのトークスペース内でダイレクトメッセージを行ってください。
もし、会話したいメンバーの名前が表示されていない場合は、ダイレクトメッセージの横の「+」をクリックし、ポップアップ内からメンバーを選択してください。
※ダイレクトメッセージのみでコミュニケーションを行うと、Slackの特徴である公開性の意味が失われ、LINEやメールを利用しているのと大差が無くなってしまいます。基本的にはチャンネル内でコミュニケーションを行いましょう。
App
Slackは多種多様な外部サービスとシームレスに連携することができます。
こちらの「App」の項目には、連携しているApp(アプリ)が表示されています。
「App」の項目内の利用したいAppを選択すると、そのAppのトークスペースに切り替わり、選択したAppを利用することができます。
設定メニュー
メニュー欄の最上部の「ワークスペース名」と「自分の名前」が表示されているところをクリックすると、設定やアップグレード、ヘルプを行うための「設定メニュー」のポップアップが表示されます。
ワークスペース内の設定や管理、料金プランのアップグレード、Slackのヘルプページにアクセスしたい場合などは、こちらの設定メニュー内からご希望の項目を選択してください。
通知について
Slackで自分への通知は2種類あります。
それらの通知についてご案内します。
1つめは、「赤色」の数字がついた通知です。
「赤色」での数字の通知は、自分個人や自分の所属しているグループに向けて「@」(メンション)がつけられたメッセージが送信されている場合の通知で、数字は送られているメッセージの数です。
自分に最も関係のあるメッセージが送られた場合につくのが「赤色」の数字の通知と言えるでしょう。
2つめは、チャンネル名が白くなっているだけの通知です。
赤色の数字がなく、チャンネル名が白くなっているだけの通知は、直接的に自分宛に送られたメッセージではないが、自分が参加しているチャンネルに何かメッセージが送られた際の通知です。
赤色の数字がついたメッセージよりは、重要度が低いとは言えますが、基本的にチャンネル名が白くなっている場合は、赤色の数字がついていてもついていなくても確認するのが良いでしょう。
Slackでのスムーズなコミュニケーション
Slackのようなチャットツールを導入すると、すぐにスムーズにチャットツール内でコミュニケーションが行えるのかどうかが懸念点となるでしょう。
そこで、Slackにおいて、どのような流れでコミュニ―ケーションを取れば、メンバーをスムーズに会話ができるのかをご案内します。
まずは、会話したいトピックに合わせて、チャンネルを選択し、そのチャンネルのトークスペースへ切り替えてください。
※チャンネルを作成したい場合はこちらをご参考にしてください。
チャンネルを選択したら、トークスペース最下部の「メッセージ送信」に、メッセージを入力をしてください。
「@」(メンション)のあとに「メンバーの名前」を記載して、メッセージを送信すると、メッセージをそのメンバーへ通知することができます。
「@」を入力すると、メンバーを選択するポップアップが表示されるので、メンバーを選択し、そのあとにメッセージを入力してください。
誰かへメッセージを送る場合は、基本的に「@」をつけて送信するのが良いでしょう。
メッセージを入力後、「紙飛行機マーク」をクリックすると、メッセージを送信することができます。
メッセージに返信したい場合は、トークスペースに直接メッセージを入力するのではなく、スレッドにて返信をすることをオススメします。
スレッドを利用すると、ひとつの話題に対しての会話のみをその中で行うことができるので、会話に邪魔が入らず、円滑にコミュニケーションをとることができます。
また会話を集約することができ、あとから見た際に確認がしやすくなります。
スレッドを開始するには、「吹き出しマーク」をクリックすると、オリジナルメッセージに紐づくスレッドが表示されます。
スレッドにて返信する際は、スレッド内でメッセージを送信します。
返信の際も「@」(メンション)をつけて、メンバーに返信を知らせましょう。
メッセージには、積極的にリアクションをしましょう。
リアクションは、LINEのスタンプやFacebookのいいね機能のようなものです。
Slackには、600個以上の絵文字があり、その絵文字を使用して、メンバーのメッセージにリアクションをすることができます。
リアクションをするには、「絵文字マーク」をクリックしてください。
※新規でオリジナルの絵文字で登録することもできます。絵文字の登録方法は、こちらをご確認ください。
「絵文字マーク」をクリックすると、絵文字の一覧が表示されるので、そこから送信したい絵文字を選択してください。
絵文字を選択することで、その絵文字を使用して、リアクションをすることができます。
リアクションをすると、このようにメッセージに絵文字が表示されます。
またリアクションの絵文字は複数送ることができます。
このような流れでメンバーとコミュニケーションを行えば、Slack上でスムーズに会話をすることができるでしょう。
その中でも特に気をつけることとしては、以下の三点です。
・メンバーへメッセージを送信する際は、メンションをつけること
・会話はスレッドを使うこと
・積極的にリアクションすること
三点を特に気をつけて、Slack上でのコミュニケーションをスムーズに有効的に行いましょう。
チャンネルを活用しよう
Slackのコミュニケーションは、チャンネル内で行います。
チャンネルをより活用することで、Slack上でのコミュニケーションの質は大きく向上します。
チャンネルの活用として、オススメすることは、「チャンネルを細かくトピックごとに分ける」ことです。
例えば、ひとつのチャンネル内に、営業の話や、開発の話、マーケティングの話など、様々なジャンルの話題が混在していると、今話しているのはどのトピックに関する会話なのかが分かりにくくなってしまいます。
チャンネルをトピックごとに分けて作成しておくと、トピックに合わせたチャンネルで会話をすることができ、スムーズにコミュニケーションを行うことができます。
また、トピックに合わせてチャンネルを分けておくことは、会話や情報の集約にも繋がります。
こちらでは、どのようにチャンネルをわけると良いのか、チャンネルの作り方をご案内します。
チャンネルを整理して分ける
チャンネルの分け方は、部署やチームで分けたり、プロジェクトごとに分けたり、と様々な分け方があります。
チャンネルを整理して分けるには、チャンネルの命名ルールを決めておくと良いでしょう。
チームを命名する際のオススメとしては、チャンネル名の頭の名称を決めることです。
以下はチャンネルの種類とその命名例の一覧です。
・部署やチームのチャンネル
部署やチームのグループのメンバーが会話をするためのチャンネル
命名例：「#grp_部署名」、「#team_チーム名」(#grp_sales、#team_insidesales)
・プロジェクトチャンネル
プロジェクトに関係した事柄について話し合うためのチャンネル
命名例：「#project_プロジェクト名」、「#pj_プロジェクト名」(#project_20onbording、#pj_20onbording)
・チームサブチャンネル
部署やチームの中でさらに細分化した分野について会話するチャンネル
命名例：「#チーム名_分野」(#sales_event、#sales_lead)
・情報共有用チャンネル
情報や知識などをメンバーで共有するためのチャンネル
命名例：「#info_分野」(#info_okr、#info_飲み会)
・通知用チャンネル
連携しているアプリからの通知や、製品のエラー通知などを届けるためのチャンネル
命名例：「#notify_分野」(#notify_salesforce、#notify_error)
・ヘルプチャンネル
あるテーマに関する質問のためのチャンネル
命名例：「#help_分野」(#help_管理、#help_サポート)
・分報チャンネル
分報とは、チャットツール上で「今やっていること」や「考えていること」などをつぶやく取り組みのことです。いわゆる社内向けのTwitterのようなものです。
分報チャンネルは個人ごとに作り、参加したいメンバーがチャンネル内に参加します。
コミュニケーションの活性化、チームメイトとの相互理解・情報の共有・課題の早期解決にも繋がる取り組みです。
命名例：「#times_個人名」(#times_taro、#times_risa)
チャンネルの作成方法
実際のチャンネルの作成方法をご案内します。
チャンネルを作成するのはとても簡単です。
左側メニュー「チャンネル」の項目の右側「+」をクリックしてください。
「+」をクリックすると、メニューが表示されるので「チャンネルを作成する」をクリックしてください。
「チャンネルの名前」を入力してください。
チャンネル一覧やトークスペースのタイトルとなるのがこの「チャンネルの名前」です。
次に、「説明」を入力してください。
「説明」は、チャンネルの目的を説明するものです。
チャンネルの説明の入力は任意ですが、後から参加するメンバーのために入力しておくのが良いでしょう。
作成中のチャンネルを「プライベートチャンネル」に設定する場合は、「プライベートチャンネルにする」のスイッチをONにしてください。
プライベートチャンネルとは、他のチャンネルと異なり、招待されて参加したメンバーのみがこのチャンネル内を閲覧することができるチャンネルです。
プライベートチャンネルは、チャンネルの冒頭に「#」ではなく、「鍵マーク」がついた状態で表示されます。
チャンネルの「名前」と「説明」の入力をし、入力した内容に間違いがなければ、「作成」をクリックして確定してください。
チャンネルを作成されると、次にメンバーをチャンネルへ参加させるポップアップが表示されます。
メンバーを追加する場合は、名前やメールアドレスを入力し、追加してください。
メンバーの追加をスキップする場合は、「後でする」をクリック、もしくは右上の「×」をクリックしてください。
メンバーを追加したら、「終了」をクリックし、チャンネルへのメンバー追加を確定させてください。
チャンネルが作成され、メンバーが追加されました。
最後に、トピックを設定しましょう。
トピックは、トークスペースを開くといつでも確認できるものなので、チャンネルの目的や目標などを記載しておくと良いでしょう。
チャンネルが作成し、トピックが設定されました。
これでチャンネルの作成とすべての設定が完了しました。
チャンネルを有効的に活用していきましょう。
プロフィールの編集方法
プロフィールを編集し、プロヒール写真を登録したり、情報を入力したりして、プロフィールを充実させましょう。
中でも重要なのが「名前」と「プロフィール写真」で、誰が誰なのか、わかるようにしておくことことです。
できるだけ本名と顔がわかる写真で登録しておくと良いでしょう。
プロフィールを編集するには、まずメニュー欄最上部の「ワークスペース名」と「自分の名前」が表示されているところをクリックしてください。
クリックすると、設定やアップグレード、ヘルプを行うためのポップアップが表示されます。
設定メニューポップアップ内の「プロフィールを表示する」をクリックしてください。
クリックすると、自分のプロフィールを表示し、プロフィールを編集することができます。
プロフィールを表示すると、「プロフィールを編集」をクリックしてください。
プロフィールの情報を編集するポップアップが表示されます。
プロフィールを編集したら、最後に「変更を保存する」をクリックして確定してください。
これで、プロフィールの編集は完了です。
オリジナル絵文字を登録しよう
Slackには、600個以上の絵文字があり、メッセージ内でその絵文字を使用したり、メンバーのメッセージに絵文字を使用してスタンプ形式でリアクションをしたりすることができます。
絵文字はSlackに最初から登録されていますが、新規でオリジナルの絵文字を設定することができます。
オリジナルの絵文字を登録すると、そのワークスペース内のメンバー全員がその絵文字を使用できるようになります。
オリジナル絵文字は、メッセージやリアクションを促す効果があり、よりコミュニケーションを活性化させることができます。
こちらでは、そのオリジナル絵文字の登録方法をご案内します。
オリジナル絵文字を登録するには、まず絵文字に登録する写真を用意してください。
写真が用意できていたら、「絵文字マーク」をクリックし、絵文字の一覧を表示させてください。
オリジナル絵文字を登録するには、絵文字の一覧の最下部「絵文字を追加する」をクリックしてください。
「絵文字を追加する」をクリックすると、オリジナル絵文字を追加するためのポップアップが表示されます。
用意してあった画像をアップロードします。
「画像をアップロードする」をクリックし、画像ファイルをアップロードしてください。
画像をアップロードしたら、次に絵文字の名前を付けてください。
「名前」を入力してください。
画像をアップロードし、絵文字の名前を入力したら、「保存する」をクリックし、オリジナル絵文字を登録してください。
これで、オリジナル絵文字の登録が完了しました。
登録されたオリジナル絵文字は、絵文字の一覧の最下部の「カスタム」の項目に表示されます。
オリジナル絵文字を使って、よりSlack上でのコミュニケーションを楽しみましょう。
外部ツールとシームレスに連携
Slackが他のチャットツールより優れているのは、連携できる「外部ツール」の豊富さと連携のシームレスさです。
外部ツールとSlackを連携すると、Slack上のみでツールの操作を完結させたり、Slack上に通知が送られたり、Slackアカウントでツールにログインできたりと、様々なことがSlackでできるようになり、業務の効率化と生産性の向上に繋がります。
連携できる外部ツールは多くありますが、有名なものでは、「Salesforce」や「ZOOM」、「Outlook Calendar」、「Trello」、「Box」、「Twitter」などと連携をすることができます。
連携できる外部ツールや詳しい連携の方法などは、各ツールのヘルプページを参考にしてください。
以下は様々な連携した画面の参考例です。
▼Salesforceと連携－リードが登録された際の通知
▼Trelloと連携－タスクの移動や進捗に変化があった際の通知
▼Outlook Calendarと連携－スケジュールの通知
▼Zoomと連携－SlackからZoomを操作
Slackと連携した目標管理、日報管理なら「banto」
bantoをご利用いただくと、忙しい上司に代わって、毎日必ず決まった時間に、Slack上からメンバーひとりひとりの「目標」や「日報」に関しての質問をチャットへ送信してくれます。
メンバーはその質問に回答するだけで、「目標の進捗」や「日報」の報告をすることができます。
また、回答内容はレポートとなりbantoの画面上に送信され、データとして蓄積されていきます。
bantoをご利用いただくことで、Slackと連携し、目標管理、日報管理を最大限にアクティブにします。
興味のある方は、こちらのbanto公式HPトップから、無料トライアルを開始してくださいませ。