• 振り返り

テンプレートあり!「日報」で困ったときは参考に!

By : 門田 仁

投稿日 : 2020/04/14

更新日 : 2020/08/17

目次

 

 

 

今回は、「日報」の現場からお伝えします!

 

おはようございますの方も、こんにちはの方も、こんばんはの方も!まいど!

OKRクラウド「banto」のカスタマーサクセス兼インサイドセールス担当の門田と申します!

OKRクラウドツールに携わる中で、自分自身が感じたこと、体験したこと、OKR導入している現場の声などを、「OKRの現場からは以上です!」的な感じで、発信しております!

 

ただ、今回は、OKRの現場からお伝えするのではなく、「日報」の現場からお伝えします!

そう、第3回目のテーマは、「困ったときにはこれを参考に! 日報の報告例」です。

 

日報を活用することで、OKRを形骸化させずにアクティブに運用していくことが出来るのです!

OKRでは、「情報をオープンに共有すること」、「頻繁にスピード感のあるフィードバックをすること」が大切です。


詳しくは、こちらのページを参考にしてください!

OKRを始める前に、絶対に知っておきたいOKRの基本

 

毎日の活動記録を上司やチームと共有するために、日本の会社で古くから行われてきた日報を、OKRの運用にうまく活用できれば、OKRで大事だと言われている情報の公開性を高めることができます!

かつ上司やチームメンバーからのフィードバックやサポートを受けられるようになるため、アクティブなOKR運用を行うことができます。

 

今回の記事は以下の方に向けた内容となっています。

・効果的な日報のテンプレートを探している方

・日報でいまいち何を報告したらいいのかわからない方

・日報を報告することに対して意味を感じていない方

・チームに対して、効果的な日報の仕組みづくりができていないと感じる方

 

それでは、「日報の現場からお伝えします!」

 

 

日報の目的

 

日報のサンプルをご紹介する前に、そもそもなぜ日報を行うのでしょうか?

効果的で意味のある報告を行うためには、日報の目的を知っておく必要があります。

 

日報の目的は、大きく分けて4つあります。

 

 

ひとつずつ解説していきます!

 

1.自分と向き合うため

 

今日良かったこと、悪かったことなど、その日一日の業務を振り返る時間を作ることで、自分と向き合うことで、自己の成長につなげることができます。

 

しかし振り返りを自分だけで行う場合、強い意思が無いと継続するのが難しくなります。

今日は忙しいからとサボってしまったり、面倒くさくなってしまって三日坊主でやめてしまったり、なかなかうまいこと行きません。


そこで、日報という仕組みを組織的に導入してしまうことによって、一日一回強制的に振り返りの時間を作ってしまうことができます。

セフルマネジメントできれば一番良いんでしょうけどね!

 

こういった動機で強制的に仕組み化されていたとしても、日報は自分自身の成長のためにあるものなので、日報を書く際は、成長に直結しているという意識で書くと、意味のある日報となるでしょう。

 

2.上司やチームメイトに情報を共有するため

 

日報は、誰かに報告するために、行っているかと思います。

ほとんどの場合は、上司に対してでしょう。

 

なぜ、その日の業務内容を誰かに報告する必要があるのでしょうか?

それは、その日行った業務と今の状態を知ってもらうためです。

 

日報で業務を報告しなければ、誰がいつ何をやっているのか分からなくなってしまいます。

同じチームのメンバーにも関わらず、何をしているのか分からなければ、チームの連携はうまくいきません。

 

そのため日報を行って、日報を共有することで、相互理解を促すのです。

 

3.フィードバックを受けるため

 

成長のためには、仕事ぶりに対してフィードバックを受けることは大切ですよね!

ただ、フィードバックをする側としては、どういう業務を行っていたかを知らないと、フィードバックのしようがありません。

 

日報をこまめに共有することで、上司やチームメイトは、あなたが行っている仕事を詳しく知ることができるため、困っていてることが発生した場合に、上司が解決につながるようなことをすぐに教えてくれたりします。


また、長い紆余曲折を経て何かを達成したときに、その経緯を知ってるチームメンバーから送られる賞賛というポジティブなフィードバックは、きっとあなたを幸福感へと導いてくれるでしょう!

 

4.目標の意識付け、進捗を確認するため

 

みなさまのチームでは、目標管理は行われていますでしょうか?

もし目標をお持ちであるならば、どのように目標の進捗を報告していますか。

人事評価の面談直前になって、目標の達成率や自己評点などを報告するようになってはいませんでしょうか?

 

OKRに限らず、どの目標管理のフレームワークでも、進捗を日々報告することは、目標の意識付けにもなり、目標を日々追いかけることに繋がります。

 

日々報告する日報の中で、目標の進捗も報告すると、より目標達成のために何をするべきかを意識することができ、かつ業務に関する報告の精度も大幅に向上します。

 

 

日報って何をどう書けばいいの?「日報のテンプレートサンプル」

 

日報の目的についてご案内させていただきましたが、どのような形式で報告すれば、しっかり意味と目的を持った形で日報を行うことができるのでしょうか?


そこで、今回は特別に、僕が上司と行っていて効果が感じられた日報のテンプレートをお教えします!

 

こちらのテンプレート通りに、報告をすると、より効果的な日報を行うことができます!

 

 

こちらの日報テンプレートはチームで共有することが前提となっておりますが、もし、上司と部下の間のみで行うのであれば、下二列の「チームメンバー」という記載を変更してください。


それでは、ひと項目ごとに解説いたします。

 

・目標の進捗

 

もし、目標管理を行っているのであれば、日報のテンプレートの冒頭に目標やOKR、KPIを記載しておき、その目標を達成するために行ったことや進捗率などを記載すると良いでしょう。

目標の意識付け、目標達成のために何をすべきか、今どれくらい達成できているのかの把握に繋がります。

 

・今日行った業務の大まかなスケジュール

 

今日行った業務のスケジュールをおおまかで良いので書いてください。

時系列で報告することで、透明性が増し、より日報内の業務報告、共有の質が向上します。


例えば、以下のように報告してください。

 

9:00~10:00   Slack、メールの確認、返信

10:00~10:30 朝礼

10:30~12:00 資料作成

12:00~13:00 ランチ

13:00~15:00 社内MTG

15:00~16:00 商談

16:00~17:00 顧客情報の整理、議事録の共有

17:00~18:00 サポート対応

18:30      退社

 

このように時系列順に記載すると良いでしょう。

 

できれば、朝出社した際に、その日にすべきことのスケジュールを仮で書いておくとよりこの項目が効果を発揮します。

出社した際にたてたスケジュールと、退社前の日報に記載したスケジュールの実績を見比べることで、スケジュールや予定を立てるスキルが磨かれ、工数の見積もりの確認もすることができます。

 

・今日あった良かったこと・気付いたこと

 

その日の業務についての良かったことや・気付いたことなどを書いてください。

良かったことを記載することで、自己肯定感や自己効力感に繋がり、自分の得意なことを認識すること、自分の成長を実感することに繋がります。

 

 

・今日あった悪かったこと・課題

 

今日の業務内で、悪かったところ、課題を書いてください。。

改善点を認識することで、次どう動けば同じことを繰り返さずに仕事をすることができるかがわかるようになります。


課題を分からずして、成長はないかと思いますので、悪かったこと、課題を記載することは大切かと思います。

 

また、悪かったことを書くことで、上司は部下をどう助ければいいのか、何を苦手としているのかも認識することもできます。

 

・今日得たインプット

 

今日新たに得た知識や、改めて学び直した知識について書いてください。


得た知識を日報でも改めて確認することで、より知識の定着に繋がりますし、上司は部下の成長度を計ることもできます。

 

また得た知識を記載することによって、その人が得た知識をチームに共有することができ、そうすると、チームにナレッジが蓄積されていくので、チームとしての成長にも役立ちます!

 

・今日やり残したこと

 

その日やろうと思っていたけど、一日の業務が終わるまでに完了しなかったタスクを書いてください。

 

次の日に何をしなければいけないのかを把握すること、本当にやり残した仕事がないかの確認をすることができます。

もしやり残したことがあるのであれば、何故できなかったのかを考えるきっかけになり、計画性やメンバーとのタスクの連携などの成長に繋がります。

 

また、やり残したことを次の日以降しっかりやりきるために、毎朝前の日のこの項目を確認する習慣をつけると良いでしょう!

 

・チームメンバーへ一言

 

その日の業務を通してチームメンバーに感じたことを書いてください!


この項目でチームメンバーへの感謝を伝えたり、チームメンバーを褒めたりすると良いですよ!

コミュニケーションの活性化やエンゲージメントの向上にも繋がります。

 

上司との間のみで日報を行っている場合は、「何か聞きたいこと、話したいこと」の項目にすると良いですね!

 

・チームメンバーからのコメント

 

チームに日報を共有する場合は、自由にメンバーからコメントを書くことができる欄を設けましょう!

簡単なフィードバックや感謝を伝える場として有効活用することができますし、コメント欄があることで、自分以外のメンバーの日報を確認することを促すことができます。

 

上司との間のみで日報を行っている場合は、上司からのコメントをこちらに書き込んでください!

 

 

「banto」でもこの日報テンプレートが実現できます!

 

こちらの記事で記載した日報のテンプレート形式をbanto上で実現することができます!

 

まずbantoをご利用いただくと、チャットツールSlack上にbantoのアプリが追加されます。

 

追加されたbantoのアプリ上に、設定した時間、曜日で自動的に日報の質問が送信されます。

 

送られてきた質問にSlack上で回答してください。

 

回答するだけで、日報がbanto上にデータとして蓄積されます。

 

「banto」はOKR、KPI型の目標の進捗管理ツールでもありますので、目標の進捗確認も日報と一緒に行うことができます。

 

日報を自由に作成することができます。

質問の項目も自由に設定できるので、本記事内でご紹介した日報テンプレートの内容を設定することができます。

 

また、退勤前の日報だけではなく、朝のStand upの朝会レポートや週ごとの振り返りレポートとしても利用することが可能です。

朝に「予定のスケジュール」や「やるべきこと」を聞いてくれるような朝会レポートを作成すると、より日報の精度が上がりますよ!

 

やるべきことをリマインドしてくれる機能もあり、前の日に回答した内容が次の日にリマインドしてもらうように設定することができます。

 

バリューバッジ機能では、「助けてくれた人」や「顧客目線で動いていた人」などのチームのバリューを体現した人に、バリューバッジを送り、感謝や賞賛を直接相手に伝え、体現することができます。

 

また回答した、日報に対するコメントもbanto上から行うことができるので、コミュニケーションの活性化につながります。

 

これらの機能を利用して、日報を効果的に行いましょう!

興味のある方は、banto紹介ページをご覧ください。
👉 目標達成支援クラウド「banto

 

それでは、「日報の現場からは以上です!」

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