• OKRについて

チェックインミーティングとは?OKRの成功・失敗を左右するやり方

By : 高橋 和夫

投稿日 : 2020/06/06

更新日 : 2020/06/07

チェックインミーティングとは?

チェックインミーティングとは、OKRやビジネスの現場で最近使われるようになった言葉で、目標に対しての進捗を確認したり、検証、振り返りを行なう会議のことを意味しています。
OKRでは毎週一回チームメンバーで実施するのがスタンダードな方法です。長い時間をかけず30分ほどで簡単に現在の進捗や今週の計画などを共有して終了するのが一般できなやり方です。

目次

一般的なチェックインとOKRのチェックインの違い

チェックインミーティングには2種類あります。
ごく一般的な会議の前に行なわれるチェックインミーティングと、OKRの運用の中で定期的に行なわれるチェックインミーティングです。この2つは目的が異なります。

一般的な会議の前に行われるチェックインとは、会議の前に、参加者のありのままの状態や感じていること、会議への意気込みを正直に話して共有する時間のことを意味します。

Wikipediaには以下のように書かれています。

  • ホテルや旅館で行う入館手続きのこと。
  • レンタカーなど借り受けたものを返却する手続きのこと。
  • 航空機を利用する際に空港で航空会社に対して行う搭乗手続きのこと。
  • 会議の前に、参加者のありのままの状態や感じていること、会議への意気込みを正直に話して共有する時間のこと。

Wikipediaより抜粋

目的は、アイスブレイクを行なうことで会議に参加するメンバーの相互理解を深め、議論しやすい場を作ることにあります。
議論が活発に行われる組織であれば、その分会議の質が高まり、より良い意思決定の場とすることが出来るからです。

一方でOKRのチェックインミーティングは、今週一週間の仕事に取り掛かる前の搭乗手続きといった意味合いで使われます。
その目的は、進捗の確認、目標とのギャップ、今週優先して取り掛かること、健康状態などを簡単に共有しあい、今週の取り組みが先週よりも確実に目標達成に近づくようにするために行われます。

OKRのチェックインミーティングを分かりやすく説明

OKRでのチェックインミーティングを分かりやすく例えるなら、友人と行ったことのないレストランに向かってる途中で、iPhoneで地図を見返し、目的地に正しく向かえているか確認する行為に近いでしょう。

行ったことのない場所に向かう場合、多くの人は、駅に着いたら地図を開き道すじを確認して歩きだすかと思いますが、時折チェックしないと正しく目的地に向かえてるか不安になりますよね。
方向音痴の方は特に、「通り過ぎたさっきの角を左だった」なんてことが起きてしまいます。

ビジネスの世界も同じで、計画通り進んでいると思っていても、次第にずれた方向に進んでしまうことは多々ありますし、道すじ通りでも、外部環境の変化により近道を探し目標達成を早めないといけない状況も発生します。

目標達成のプロセス(道すじ)を適切にマネジメントするためには、定期的な確認作業は欠かせません。

チェックインで何を確認するか

チェックインミーティングの目的は、向かう目標に正しく進めているかを確認することです。
そのため会議では以下のような項目を確認すると良いでしょう。

OKRの進捗度合い

チームOKR、個人OKRの進捗を確認しましょう。先週と比べて何が進んでいるか、先々週と比べてどう状況が変わったかを確認します。

OKR達成の自信度

次にOKRを達成できるかの自信度をチェックします。
一人ひとり順番に、自分の個人OKRが達成できそうかを、10が最高として、1−10段階で表してもらいます。
この自信度を確認することで得られる効果は二点あります。

数字の進捗では分からない感覚的なものを測れる

進捗は数字だけでは表しきれません。
例えば「受注を10件取る」とした目標があり進捗が9件だとしたら、進捗率90%となり一見順調そうに見えます。
しかしその中身を見てみると、あと一件受注するための見込みリードが0件で、目標期間終了まで残すところ2週間の内にリードを作り出す施策から行うことを考えると、達成にはサポートが必要だという判断になります。

数字だけを追って進捗を判断しないように、本人の自己申告による自信度も観測し、正しく前に進めているかを確認しましょう。

定点観測によって調子の上がり下がりの原因を探りやすくできる

毎週全員の自信度を確認していると、メンバーの調子の上下に気づきやすくなります。
自信が上下するのには何かしら理由がありますので、様子が気になるメンバーがいたら先週どんなことがあったのか簡単にヒアリングしてみましょう。

定期報告では聞くことの出来なかった心理的な問題や不安要素が出てくることがあり、ボトルネックを解決するきっかけに繋がります。

今週・来週フォーカスすべきチェックインで何を確認するか

チェックインミーティングは、毎週月曜日に行い、先週の振り返りを行いながら今週一週間どんなことにフォーカスすべきかを改めて整理する場です。
OKRに関する優先事項を皆で思いつくまま共有しあい、チームで今週何に取り組むべきかの認識を合わせます。

また、先週やるはずだった優先事項で、出来なかったことも合わせて確認しましょう。
単純に本人がタスクを忘れてしまって出来なかった場合もありますが、大体は何かしらの原因があって進捗しないケースが多いため、進捗を邪魔している障壁の共有を行い、課題解決の糸口を話し合いましょう。

体や心の健康状態を確認

メンバーの健康状態を把握することは、OKRをマネジメントする上で欠かせない要素の一つです。

体の健康状態、心の健康状態について、1が最高として、1−3段階で表してもらいましょう。
順番に一人ひとり行っていくと発表しづらいかもしれませんので、一斉にいまの自分の状態を指で指し示してもらいます。健康なら、人差し指で1、まあまあならピースサインを作って2と表示してもらいます。

明らかに調子が悪そうだったり、何週間も続けて良くない状態が続いているメンバーがいたら、チームの関係を向上するためにもみんなで話を聞いてみるのも良いかもしれません。
もちろんセンシティブな内容が含まれていることもありますので、この場はあくまで、メンバーの健康状態を診断する場として捉え、問題の本質を解決するための話し合いは、1on1ミーティングや人事にも参加してもらい対応するように心がけると良いでしょう。

議事録を残しレポートする

最後に、チェックインが終わったら議事録を記載し一週間づつ記録していきましょう。
翌週にチェックインする際に、先週の優先事項など過去の記録を振り返りながら今週のやるべきことを確認できるためです。

また、議事録は必ず上司や関係する他のチームにも共有するようにしましょう。
OKRは、一つのチームだけで完結する目標ではなく、組織全体がツリーのように密接に繋がっている構造にあります。上司からのサポートや、他部署へのエスカレーションが必要な場合などは、分かりやすく赤字で記載し、関係するメンバーにレポートするようにしチームの壁を超えたコラボレーションを生むことを意識しましょう。

ちょっとだけ宣伝

OKRのチェックインをアナログやスプレッドシートで行おうとすると、最新の進捗状況などいちいち集計したり、最新のバージョンで管理したり管理する手間が発生します。

bantoは、OKRの進捗管理をSlackを使って便利に行なうことができるクラウドサービスです。
進捗やその日の活動記録をSlackの中からそのまま入力できるので、進捗の管理を便利にしながら、毎週のチェックインミーティングにかかる資料作成の手間なども軽減することが可能になります。

👉 OKRのチェックインを効率的にするbanto

まとめ

一般的な会議で行われるチェックインは、アイスブレイクのために行われていますが、OKRでのチェックインは、自分たちが正しく目的地に向かえているかを地図で確認する行為と言えます。

営業や開発など、職種によってチェックすべき項目は変わってきますし、参加するメンバーの多さによっても適切なやり方は変わってきますので、上記でご紹介した方法は一つの基本の型として、運用していく中で、やりやすい方法を取りれていってみてください。

 

Slackアカウントはお持ちですか?

bantoは、Slackを使ってOKRの進捗を
管理するクラウドシステムです。