• Slackの活用方法

ビジネスチャット導入のメリット・デメリットとは?

By : 高橋 和夫

投稿日 : 2019/03/29

更新日 : 2020/08/07

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、ビジネスの世界で使うチャットツールを指します。仕事のコミュニケーションで必要なスピードやリアルタイム性を高めるチャット機能はもちろん、グループ通話、タスクやファイル管理などビジネスにおけるあらゆる情報管理をサポートするのがビジネスチャットです。
そのため、コロナウィルスの影響もあり導入が急速に進むテレワークの働き方をサポートするツールとして必須のツールとして注目されています。

目次

主なビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールといえば、Slack、ChatWork、Teams、LINEWORKSなどが代表的なものとして挙げられます。
日本ではチャットツールといえばLINEが有名ですが、主にプライベートとして利用されてる方が多いため、仕事で利用することには抵抗がある方も多いためビジネスで使うのは避けたほうが無難でしょう。日本で人気のあるチャットツールをご紹介します。

Slack

Slackは、スチュワート・バターフィールドによって2013年にアメリカで提供を開始したチャットツールです。2018年には世界100カ国以上でDAUが800万を突破し、日本でも50万人以上が利用する、ビジネス向けコラボーレーションツールです。

ChatWork

ChatWorkは、日本のChatWork株式会社が提供するビジネスチャットツールです。チャットだけではなく、ビデオ通話やタスク管理、ファイル共有などが可能です。特に、チャットに書かれた文章を期日や担当者を割り振り、そのままタスクに登録できるタスク管理機能は便利な機能の一つと言えます。

Teams

Teamsは、マイクロソフトが2017年にリリースしたチャットツールです。Windows、macOS、Linux、iOS及びAndroid向けに開発されたコラボレーションプラットフォームと呼ばれています。Office365の各種ツールと連携でき業務の生産性を向上させることができるのが特徴です。

LINEWORKS

LINEの兄弟会社、ワークスモバイルジャパン社が提供するビジネスチャットツールがLINEWORKSです。 LINEのインターフェースを踏襲しながら、個人や組織の予定管理、ファイル共有、メール、アドレス帳、アンケートなどビジネスで必要な機能が追加されています。

ビジネスチャットのメリット

コミュニケーションのスピードUP

チャットの大きな魅力としてコミュニケーションのスピードがメールよりも圧倒的に早いことがあげられます。

チャットはメールと違い「〇〇様 お世話になっております~~~」のような形式的な挨拶文や署名といったメール特有の作法が不要で簡潔に分かり易く用件を伝えることができ発信者の手間もかかりません。

また、初めから要件を伝えられるので受け取り手も内容を素早く理解することができ、リアルタイムに近い会話を場所に囚われることなく行うことができます。

個人 対 複数での会話が可能

チャットにはメンバーやテーマなどでグループを作ることができ、複数の人と
リアルタイムで会議のようにコミュニケーションを行うことができます。

ことあるごとに会議を行う必要もなくなりますしテレワークのメンバーを交えたコミュニケーションも簡単に行うことができます。

もちろんメールであっても複数人に情報共有することは可能ですがメンバー全員でコミュニケーションを図る必要がある場合メールだと大幅に時間を要してしまいます。

過去やり取りした情報にも簡単にアクセス可能

ビジネスチャットでは、過去のやり取りを時系列に沿って確認したり、検索窓に関係するキーワードを入力して情報を探すことも出来ます。また、ツールによってはピン留めやお気に入りといったブラウザのブックマークに近い機能もあり、重要で多く従業員がアクセスする情報を管理するのに適しています。

様々なツールと連携できる

ビジネスチャットは、タスク管理やスケジュール管理ツールなど様々なアプリと連携できるので、都度自分から各種ツールにアクセスしなくてもよくなり見落とし防止や業務の効率化も望めます。

例えば「Slack」はGoogleドライブやBoxといったファイル管理アプリやTrelloのようなタスク管理アプリTwitterのようなSNSなど数多くの外部ツールと連携することができます。

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ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットのデメリットとしてよく上げられるのが以下の3つです。

対面コミュニケーションの減少

ビジネスチャットツールは便利なため、対面でのコミュニケーションが軽視されるようになります。しかし、文字だけでのやり取りでは感情までも汲み取ることは難しいため、指示に対して心から同意しているのか、嫌々うなずいているのかが見えにくくなってしまいます。
また、チャットがスピーディにコミュニケーション出来るといっても、それは対話する人同士がすぐに会って会話できない状況下での話です。
タイピングして情報を伝えるチャットと、音声で情報を伝える対面とでは、比べるまでもなく対面での会話の方がスピーディに議論が進んで行きます。一つのテーマについてディスカッションしたり、アイディアを出すブレストや、面談などは対面で行なうようにし、チャットと対面コミュニケーションを使い分けるようにしましょう。

業務とプライベートの区別が曖昧になる

ビジネスチャットツールは、スマートフォンでも利用できるため、いつどこにいてもコミュニケーションが取れるメリットがある反面、その特徴はデメリットにもなり得る可能性があります。
個人携帯には仕事用のチャットアプリをインストールしない、業務時間外や休日などは緊急の要件でない限りは利用しない、仲のいいメンバー同士であってもプライベートの連絡は別のLINEなどプライベート用アプリを使ってやり取りしてもらうなど、仕事とプライベートの区別をつけるようにしましょう。

集中力が散漫になる

複数の人と同時にコミュニケーションを取り合うのがチャットのメリットではありますが、集中して作業しないといけないタスクがある場合は弊害になる場合があります。
チャットツールの機能には、自分宛のメッセージにすぐに気づくことができるように分かりやすく通知してくれる機能がありますが、この通知が集中の邪魔をする原因となります。
ときにはツールを非表示するなどして作業に集中する時間を意図的に作るようにする必要があるでしょう。

ビジネスチャット導入が遅れている日本


ビジネスチャットには確かにデメリットはありますが、対策次第でいくらにでもなりますし、それ以上に得られるメリットが大きいため、テレワークが一般的になってきた現代の働き方においては、ビジネスチャット導入は必須と言えるのではないでしょうか?

2018年に行われた、『メールとビジネスチャットツールの利用実態調査』によると従業員数200名以上の企業でビジネスチャットツールを導入しているのは30%ほどと非常に少ない結果となっています。

他国(アメリカ,イギリス,ドイツ)と比べても、日本企業における導入の遅れは際立ったものがあります。

 
画像は『総務省 政策白書 30年版 ビジネスICTツールの利用状況』より抜粋しています。

日本の企業がビジネスチャットを導入しない要因として「メールや電話で十分だ」という意見が非常に多いようです。しかし近年、テレワークやフレックスタイムを導入する企業が増えてきた影響もありコミュニケーションの質やスピード感への不満が上がっているのも確かです。

ビジネスチャットのメリット・デメリットをしっかりと理解し、まずは一部の部署などで導入してみて、出てきた問題があれば対策を講じるなど、ビジネスチャットを気軽なものとして捉えてみてはいかがでしょうか。

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