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テレワーク時に相手を不安にさせないSlackテクニック9選

By : 門田 仁

投稿日 : 2020/04/08

更新日 : 2020/05/25

目次

 

OKRの現場からご案内します!

「皆さんはテレワーク中ですか?」

OKRとコミュニケ―ションは密接に関わり合っていますよ!

9つのSlackでのコミュニケーションテクニック

テレワーク時の、目標の進捗管理、日報の共有なら「banto」

 

OKRの現場からご案内します!

 

おはようございますの方も、こんにちはの方も、こんばんはの方も!まいど!!


OKRクラウド「banto」のカスタマーサクセス兼インサイドセールス担当の門田と申します!


OKRクラウドツールに携わる中で、自分自身が感じたこと、体験したこと、OKR導入している現場の声などを、「OKRの現場からは以上です!」的な感じで、発信しております!

 

第2回目のテーマは、「テレワーク時に相手とうまくコミュニケーションをとるためのSlackテクニック9選」です。

 

今回の記事は、以下の方々に向けた内容です。


・テレワーク時に上司とコミュ二ケーションを取る必要がある社員の方

・テレトワーク時の部下とのコミュニケーションに頭を悩ませている役職者の方


今のご時世に適した話題かと思いますので、ぜひぜひお読みください!

 

「皆さんはテレワーク中ですか?」


 

現在、新型コロナウィルスが猛威を振るっている影響で、多くの企業でテレワークが推奨されています。(2020年4月現在)


この記事を読んでいる方の中にも、「今回の新型コロナウイルスの感染拡大を機に、テレワークに変わった。」って方もおられるのではないでしょうか?


また、新型コロナウィルスが関係なくても、働き方改革で会社に出社しなくても仕事ができるという働き方が注目されていますね!

 

テレワークに切り替わったとたん、

「あれどうやってコミュニケーション取ろう。。。」

「あーあのタスクの共有と報告どうしたらいいんだろう。。。」

「あれなんか、あの部下から連絡返って来てないな。。。」


これらのような悩みが出てきていませんか?

 

そこで今回は、どのようなことに気をつければ、チームメンバーとのコミュニケーションを円滑にすることができるのかといったお話をさせていただきます!

 

OKRとコミュニケーションは密接に関わり合っていますよ!

 

前回のブログで、「以下の5点ぐらいを守ってやれば立派なOKRなんではないでしょうか?」とお話ししました。

 

 

詳しくは、こちらをお読みください!!

OKRの現場の声 「OKRってルール多くない⁉」

 

こちらの5つの基本ルール、すべて同じくらい重要ですが、優先順位をつけるとなれば、一番重要なのは、1つめに記載しております、「組織のObjectiveはムーンショットを狙う」ことだと言われています。


しかし、今回注目するのは、その次、2番目に重要なこと、「チーム全員でワクワクしながら目標を追いかける」ことなんです!

特にこの言葉のなかの「チーム全員で」というところに注目します!


OKRでは、「チーム全員で」同じ方向を向いてワクワクして目標を追いかけることが大事だと言われていますが、みんなでワクワクするってどういうことをすればいいんでしょうね?

チーム全員で同じ方向を向くためには、情報の共有、報連相、コミュニケーションが必要となってきます。

 

とはいえ、先ほども申し上げたように、近年、多くの企業でテレワークが導入されてきている流れがあり、なかなか以前のように顔を合わせてコミュニ―ケーションをとる機会も少なくなった方もおられるでしょう。

顔を合わせることが減ったことによって、報告やフィードバックがおろそかになっていませんか?

 

日々の報告やフィードバックが不十分になると、チームで仕事をする上で知っておかなければいけない情報が不足したり、正しくないやり方で進めてしまったりして、次第に一体感や、信頼関係が損なわれるようになります。


結果としてチームへのエンゲージメントが下がり、「チーム全員でワクワクしながら目標を追いかける」ということができなくなってしまいます。

 

9つのSlackでのコミュニケーションテクニック

 

テレワークでのコミュニケーションを円滑にするためには、SlackやChatwork、Teamsといったチャットツールを使うことは必須だと思います。

あえて言います、必須です!!

 

チャットツールは情報の公開性を高めリアルタイムかつスピーディに情報を複数人に伝達することができるため、情報の共有性は格段に上がります。

 

今回は、テレワーク時に、チャットツール「Slack」を利用して、チームとコミュニケーションをとる際に気をつけるべきことを9 つご紹介します!

 

 

1.レスポンスは迅速に!


メッセージの返信はなるべく早く返しましょう。

 

レスポンスが遅れる場合もあるとは思います。
しかし、テレワークだと同じオフィスにいるわけではないので、お互いの状況がわからない中で、返信がこないとなるとどうしても相手は心配になってしまいます。

答えが分かって返信するから遅くなるので、いまこういう状況だからレスポンスが遅くなることを伝え、待ってる人に安心してもらうことも大事です。

 

早くレスポンスした方が、仕事も早く進みますし、上司やチームメンバーからの信頼度も上がりますよ!

 

2.相手のレスポンスには寛容に!


「あれ、一つ目でレスポンスは迅速にいうてるやん!矛盾やん!」

確かに、その声はよくわかります(笑)


そりゃみんながすぐにレスポンスできれば、何も問題はないです!

ただ、お互いの状況がわからない中であれば、緊急の対応が発生しているかもしれません。

 

自分のメッセージに対する相手の返信が遅れても、不安に思わず、寛容になってください!

 

急ぎのメッセージや期限が決まっていることに対するメッセージには、「すぐに返信ください」や「〇時までに返信してください」などと、メッセージ内に記載することも重要です。


【返せるときで大丈夫です】、【即返信ください】、【○○時までにご返信ください】などをメッセージの始めにつけると、通知でも見えるように表示されるため、おすすめですよ!

 

また、どれだけ待ってもレスポンスがない場合は、相手が返信を忘れている可能性があります。

そんな時は、あまり好ましくないですが、返信を促すこと、リマインドも必要になるでしょう。

 

リマインドする際には、何か理由があるはずですので、急ぎや期限が迫っている等のリマインドの理由をつけると、相手も不快にならずにメッセージを見ることができます。

あと私もよく使うのですが、「念のためリマインドさせていただきます」と、「念のため」という言葉をつけるだけで、こちらの言いにくさと相手の心理的負担が軽減できますよ!

 

3.しっかりと説明しましょう!


Slackでは、文章だけで伝えるので、
いつもより丁寧に説明しないと、伝達にロスが発生してしまいます。

 

「あれ」や「これ」などの指示語は避け、何を指しているのか、しっかりと説明すること、もし説明が長文になってしまうのであれば、画像やWebサイトのURLなど添付できるものはどんどん添付しましょう!

 

また、何かを伝える際には、その結論に至った背景や、考えた道筋、感情などを盛り込むと、より相手に伝わりやすくなりますよ!

 

4.ありがとうや返事もしっかり送りましょう!


基本的に、最後の返事、感謝まで積極的に送信しましょう。

 

顔と顔を合わせているわけではないので、感情を読み取るヒントは文章しかありません。

であれば、感謝しているのか、わかっているのか、わかっていないのかをはっきりと示す必要があります。

 

感謝されてうれしくない人はいないですよね?

上司やチームのメンバーにしっかり「ありがとう」と言うことであなたへの印象はかなり変化してくるはずです!

 

トークが終了する直前に、ありがとうございました!と普通に入れていただくのも良いのですが「いつも◯◯していただき、ありがとうございます」や「◯◯のサポート、とても助かります!」、と、感謝しているポイントを具体的にして伝えると、さらに良いと思います!

 

この少しの気配りが、大事だと思っています!

 

また私が気をつけていることとしては、上司や先輩であっても、仲が良く、フランクな感じが許されている場合は、ある程度返事でもフランクさを出すことです。(チーム内にあなたのキャラが浸透していることが大前提です)

場面によって空気は読みますが、相手にもこちらの感情、テンション、健康状態が伝わりやすいように返事することを心掛けています。

 

5.絵文字を使おう!


Slackでは、600個以上のオリジナルの絵文字があります!

組織やチームの雰囲気にも影響されるでしょうが、なるべく絵文字やスタンプなどを送り合える文化を作っていきましょう。

 

返事のスピードが格段に上がりますし、理解できているのかどうか、確認の手間が一気に減ります!

 

またSlackだとこのように、オリジナルの絵文字も登録できるので、チームで絵文字を作りまくって、よりワクワクしながら仕事をしましょう!




 

チーム内や上司との間で、流行っている単語をすぐにスタンプにすると、結構盛り上がります!(笑)

あとは、名前のスタンプもふざけた感じで作ると、チームメンバーの距離感がグッと縮まりますし、普段使いできる返事のバリエーションも増やすといいかもしれませんね!

 

6.Web会議ツールをすぐに使う!


「ん?どういうことやねん!」じゃなくて。(笑)

もったいぶらずにSlackのビデオ会議やベルフェイスなどのWeb会議ツールを使いましょうということです!


通常のコミュニケーションはチャットツールを利用して行いますが、
どうしても文章では伝えられなかったり、話がこじれていきそうになったり、スピード感が低下したり、ということが起きます。

 

そういう時には、すぐにWeb会議を使用してください!

これが本当に皆さん意外とできてないんですよ。

 

全然業務のスピードと理解度が変わってきます。

ほんとすぐにですよ!迷う前に繋げちゃってください!!

 

7.15分以上の離席は伝達を!


テレワークに変わると、本当に仕事をしているのか、いまどういう状況なのか分かりづらくなります。

お手洗い等の一時的な離席以外で15分以上業務から離れる場合は必ず伝達をしましょう。

 

基本的なことでも、しっかり伝達することで、チームメイトが不安になることなく、働くことができます!

 

8.様々なツールとSlackを連携させる!


Slackは、G Suite、BOX 、 Office 365、Dropboxなど、日々業務で使用するツールと連携することが可能です。

 

様々なツールと連携してれば、チームへの情報共有も早くなり、生産性がグッと向上します。

 

例えば、カレンダーとSlackを連携させ、リマインダーをセットすることで、朝礼や夕礼といったチームの日々の定例ミーティングを自動的に周知をすることができます。

Web会議ツールのURLを貼り付けておくと、そこからWeb会議に参加することもできますよ!

 

Slackを様々な業務のハブとして使用しましょう!

 

 

9.Timesチャンネルを始めましょう!


「Times」とは、弊社でも導入しています「分報」という取り組みです。

分報といっても、本当に分ごとに報告するわけではありませんよ!(笑)

 

好きな時に、「今やっていること」や「考えていること」、「困っていること」、「気分」などをつぶやくのです。

社内用Twitterのようなものだととらえていただいて構いません!

 

 

Timesチャンネルを始めると、コミュニケーションの活性化、チームメイトとの相互理解・情報の共有・課題の早期解決にも繋がります。

 

またテレワークでずっと家にいると、雑談も大事になってきます。

Timesチャンネルは雑談のきっかけ、雑談の場にもなってくれるのです。

 

始め方は、「times_○○(名前)」というチャンネル名のチャンネルを作るだけです!

ぜひ試してみてください!

 

 

テレワーク時の、目標の進捗管理、日報の共有なら「banto」

 

テレワークになってから、

・OKRやKPIといった目標の進捗の共有が難しくなった

・同じチームの人が何をしているか把握できなくなった

・日報の習慣が滞ってしまった


という方々!bantoを利用すると、テレワークでの、OKRや日報の課題が無くなります。

 

bantoをご利用いただくと、忙しい上司に代わって、毎日必ず決まった時間に、Slack上でメンバーひとりひとりの目標に合わせた進捗をチャットから質問してくれます!

メンバーはその質問に回答するだけ!!

 

回答内容はレポートとなりbantoの画面上に送信され、データとして蓄積されていきます。

チームメンバーはそれぞれbanto画面上で、チームメンバーの進捗や日報を確認したり、コメントをしたりすることが出来るため、テレワーク中のコミュニケーション、何をしているのか情報の共有にはもってこいのツールです!

 

詳しくは、HPトップにて、bantoの機能をご覧くださいませ。

 

興味がある方は、是非ともHPトップの「無料でお試しする(30日間)」をクリックし、ひとまず30日間の無料トライアルをお試しくださいませ!!

 

 

それでは、「OKRの現場からは以上です!」

 

 

 

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