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日報でメタ認知をトレーニングして、仕事がデキる人になる方法

By : 高橋 和夫

投稿日 : 2020/04/20

更新日 : 2020/05/20

目次

  1. 1. 実は頭では分かってる、日報の意味と目的
    2. 日記は自分のため、日報は自分とチームのため
    3. もう一人の自分と壁打ちしながらメタ認知を鍛える
    4. メタ認知を日報でトレーニングする方法
    5. それでも面倒くさい場合 
    6. bantoで日報をアップデートする!
    7. まとめ

 

みなさん、こんにちは。OKRやってますか?bantoの高橋です。
今日は、古くから日本の会社で実施されている日報についてお話をします。

日報と聞くと、みなさんどういうイメージを思い浮かべますか?
「面倒くさいもの?」「やらされ仕事?」「ただの日記?」
SlackやZOOMなどITを駆使したワークスタイルが浸透したいま、ネガティブなイメージをお持ちの方は多いのではないでしょうか?

Googleで日報と入力すると、「日報 意味ない」などの第二キーワードがサジェストされ、あぁ、やっぱり世間一般的には悪しき習慣として捉えられてしまってるのかと、日報を愛するものとしては少々悲しくなります。

果たして日報は意味ないのでしょうか?
私個人としては、自身の成長のため、とても意味のあるものだと思ってますし、
世の成功を収めた方々は、毎日日記をつけている人が多いと言われています。

「7つの習慣」を書いた、スティーブン・コヴィーはこう言っています。


「自分の考え、経験、思いつき、学んだことなどを記録として日記につけることは、知力の明瞭性、正確さなどを向上させるだろう。」




今回は、ちゃんと出来れば、実はとっても意味のある日報について話していきたいと思います。

実は頭では分かってる、日報の意味と目的

まず日報とはなんでしょう?
日報とは、毎日の仕事の進捗を決まったテンプレートに記載し上司などに報告する書類のことを指します。

一人ひとり司る業務の進捗や、成果を出す上で課題になっていること、今後どういったことを計画しているのかを報告・共有することで、組織全体の事業活動を円滑に回して行くことを目的にしています。
また、日々振り返りを行うことで自己の成長にも繋げていく目的もあります。

はい。これが日報をやる目的ですが、皆さん何となく頭では理解されているんですよね。
そうなんです。頭では理解できてるんです。
でも、効果を実感できないから毎日毎日やる意義を見いだせないんです。

日記は自分のため、日報は自分とチームのため

では次に日記と日報の違いですが、日記は自分自身に行うものですね。
遊びに行った友達の家で偶然日記を見つけて、こっそり見ていたらバレてしまい、
友人からこっぴどく怒られてしまうと言うのも、そもそも日記は誰かに見せるために書いていないので恥ずかしいことも赤裸々に書かれているため、こういったことが起こってしまうんですね。

では日報はと言うと、日々の振り返りという点では日記と同じなのですが、上司や同僚など、誰かに報告するためというのが日記との違いです。

しかし、誰かに見せることになっていたとしても、決して上司を喜ばせるためではありませんよね?

あくまでも前提は、自分自身のその日の仕事の振り返りを行い、その振り返りの結果をチームに共有することで、チーム間の情報共有を円滑に、効率よく行っていこうと言うのが目的になります。
ですので、まずは自分自身の振り返りをしっかり行うということが非常に大切になってきます。

もう一人の自分と壁打ちしながらメタ認知を鍛える

では次に、日報がなぜ自分のためになるのか、解説していきます。
日報は、仕事をする上で、重要なスキルだと言われているメタ認知をトレーニングすることができます。

皆さん、メタ認知という言葉をご存知でしょうか?カッコいい言葉ですよね。
メタ認知とは、簡単に言うと、自分を客観視する能力のことです。自分の行い、振る舞い、考えを別の視点を持ったもう一人の自分が見つめ、何が問題なのか、どうすれば解決するのかベストな答えを導き出そうとする能力を指します。

bantoチームの中に、大手ゲーム会社出身のエンジニアがいるんですが、ある日みんなでランチを食べていた時に彼がこう言いました。

「ゲームが下手な人はさ〜、仕事ができない傾向があるよね〜笑」

と。

仕事が出来ないというのは極端な結論だとしても、確かにゲームの苦手な人は全体を把握する能力、いわゆるメタ認知が苦手な傾向にあるように思えます。

実際のゲームで例えてみますね。

例えばあなたが新しく買ったばかりのサッカーゲームをプレイするとします。最近のゲームには説明書がついてるゲームが少ないので、いきなりプレイをして遊びながら覚える人も多いかと思います。

画面の外で操作をしている自分は、操作対象であるキャラクターを見ながら、自分が押したボタンの結果、自分の操作したい動きだったかを観察します。思う通りの動きではなかったら、次はこのボタンを押してみたらどうだろうと試行錯誤を繰り返していくことになります。
味方にパスをするのはどのボタンか?シュートは何ボタンか?カチャカチャとボタンを押しながら一つひとつの操作を覚え、プレイを上達させていくわけですね。

ボタンを押す→結果を画面から受け取る→改善する、を全体を見渡しなながら、少しづつミッション達成に向かっていく能力がメタ認知のひとつになります。

ゲームが苦手な人は、経験則も関係しているかもしれませんが、長時間プレイをしていても、自分の操作とキャラクターの動きを関係づけられず、左を向かないといけないのに右を向いたり、シュートしないといけないのにパスをしてしまったり、同じミスを繰り返す人が多いような気がします。

メタ認知を日報でトレーニングする方法

さて、そんなとても重要なスキルであるメタ認知。
毎日の日報を通じてトレーニングしていくことが出来るんですね。
どうやって日報で鍛えていくのか、
よくある日報の例で解説をしていきますね。


おそらく日報は、以下のような設問項目になっていませんか?

質問1  今日の仕事で良かったこと
質問2  今日の仕事で出来なかったことは?
質問3  出来なかった理由は?
質問4  改善点は?
質問5 自由入力

営業であればこれに加えて、客先での営業活動を記載したり、製造業であればその日生産量や進捗などを記載するでしょう。

直接業務に関する内容は、職種や業種によって異なってきますが、業務に対しての取り組む姿勢などを記入する項目は、それほど大差がないのではないでしょうか?

この、一日の行動を振り返ること、これこそが、
メタ認知をトレーニングする上で必要と言われている、セルフモニタリングです。

セルフモニタリングとは、自らの行いを振り返り記録していくことで、目的に向かって行動する力を強化したり、やる気を引き上げていくマネジメント手法です。認知行動療法で使われている言葉です。
セルフモニタリングを行うことでの効果、それは課題を客観的に把握する能力を鍛えることです。

上記のフォーマットに沿って一日の振り返りを行うとこのような思考が導きだされます。

 

質問2 今日できなかったことは?
自分 「今日中に資料を完成させること、かな。」

質問3 出来なかった理由は?
自分「ん〜・・・。そうだなぁ、変なところにこだわってしまったからかなぁ?

そうだ、あの折れ線グラフのスライドだ。

顧客数と売上の2軸で折れ線グラフを表示するのがどうやっても出来なくて、調べても中々出てこないし、試行錯誤に時間を費やしたのが痛かった。あれで1時間?2時間くらいかかったんじゃないか?

うん、あれが30分で出来てたらきっと今日中に出来たはずだ。うん。」

質問4 改善点は?

A 「ん〜・・・。グラフって結局山下さんに聞いたから出来たんだよな。

困っていたら隣の田中さんにどうしたの?って聞かれたから事情を話したら、じゃあエクセルに得意な山下さんに聞いてみたらって言われて、恐る恐る聞いたらすぐに解決したもんな。もっと早く聞いてたら、時間内にできたかもしれない。」

そもそも僕はエクセル苦手なんだから、作業を始める前に、これは一人で出来るか?出来なかったら今日中に出さないと行けないからどうするべきかを考えればよかったのではないだろうか?

ということは、まずは全体を見て、作業の進め方を考えるべきたったのかもしれないな。」

といった具合に思考をどんどん深めていくことに繋がるんですね。

Step1:問題を把握する
Step2:問題の原因を分析する
Step3:どうやっったら解決するのか仮説による改善案を出す
Step4:行動・アクションを変える
Step5:結果を確認し再度分析する
Step6:さらにアクションを変える
Step7:結果が出る

日報によって振り返りを行うことで、STEP4のアクションを変えるための改善点を導き出すことができます。
いきなり問題把握から改善案の抽出まで行うのは難しいかもしれませんが、日々こういった振り返りをときには上司のサポートを得ながら行うことで問題解決能力がトレーニングされていきますし、なにより日々行う日報を連続的な成長機会として活かしていくことができます。
無駄にするよりはよっぽど良いですよね。

前の日と比べて、たった1%の改善を毎日毎日積み重ねていけば、1年後にはなんと37倍の結果がでることになります。
毎日少しずつ努力をする。小さな一歩は一年後に大きな一歩となっていることでしょう。

それでも面倒くさい場合

日報の不満点で、よく「日報を書くのが面倒くさい」ということを聞きます。
いま実際に、この記事を書いてる私も、たしかに面倒だと感じるときはあります。
仕事終わって、飲み会へ急がなければいけないときなんかは特にそう感じます。

「あのさぁ、予定の時間から逆算してさぁ、日報書く時間ちゃんと取るっていうタイムマネジメントしないとダメだよ」

なんて上から言われても、人間ですから。
毎日そこまで緻密にやることが難しかったりしますし、そもそも仕事が終わってすぐにその日の振り返りをできるほど、人間は切り替えが出来ないように思えるんですね。

そこで日報の提出率が悪いとお困りのOKRコンサルのクライアントさんに、私がいつもおすすめするのは、業務の翌日の朝に日報を出してもらうようにすることです。

その日の売上や生産数など速報値として報告しないといけない情報は、その日のうちに報告する必要がありますが、良かったことや課題などはその日のうちに必ずしも報告する必要はないですよね?

また、業務時間終了前後に報告された内容全てを、忙しいマネージャーがその日のうちに果たしてどれくらい見ているものでしょうか?

その日仕事して感じたことを明日になって忘れないようにと、その日のうちに書かせてるケースがほとんどなのですが、仕事やりきった熱の高い状態で、いきなり振り返るモードになれというのも難しいものがある気がします。

一方で、その日の始まりである朝は、これから一日何をしようかと考えを巡らせやすい時間帯ですし、脳科学的にも最も脳がフレッシュな状態だと言われていますので、この朝一番に、

  • 昨日やったこと
  • 昨日うまくいったこと
  • 昨日うまくいかなかったこと
  • 上手く行かなかった理由
  • 今日やること
  • 今日チャレンジすること

のように、前日の行動を振り返りながら今日やることやチャレンジすることを整理すると、そこまで手間だと感じずに振り返りを行うことができます。

また、このレポートだと、日報とその日やることをセットにできるので、一石二鳥ですね。

bantoで日報をアップデートする!

私たちが作ってるbantoは、OKRをはじめとした目標管理ツールなんですが、一人ひとりのOKRの進捗やその日やったことなどをチャットボットが決められた時間にSlack上で質問してまわり、メンバーはSlack上のボットに回答するだけでその日の日報や週報などを報告することが出来ます。回答した結果は、bantoの画面上にデータとして蓄積されていくので、集計や整理の手間がなく日々の進捗やメンバーの行動を記録していくことが出来るという仕組みです。

つまり、Slackで完結してしまうbantoの仕組みを使えば、メタ認知トレーニングのための日報を手間なく便利に運用していくことができます。

回答してもらいたい設問はチームのマネージャーが自由に編集できるので、この記事の中に書いたような質問項目を設定したり、コロナウィルスが猛威を奮ってるこの時期であれば、その日の体温なんかを入力してもらってもいいかもしれません。

日報を提出してもらう時間はメンバー一人ひとりが自由に決められますので、夕方よりも朝のほうが良いという僕みたいな人は、朝に報告することができますよ。

興味の湧いた方は、bantoHP「無料でお試しする(30日間)」より、
無料トライアルをご利用してみてください。

まとめ

今回は、日報を自分自身の成長のために使う方法についてお話をしてきました。

実はとっても自分自身にとって価値のある日報を、嫌々やってる方が多いのはとても残念だと思います。ここに挙げた内容以外にも、日報を続けていくと、もっとこういうやり方のほうがいいなと、改善していくことできっとあなたにあった方法も見つかると思います。
改めて日報の目的や自分の成長のためになるやり方を模索してみてはいかがでしょうか?

本日は以上になります。

最後まで読んでいただきありがとうございます!
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